Contoh Surat Balasan Komplain yang Baik
Surat balasan komplain merupakan surat yang dikirimkan oleh organisasi atau perusahaan yang mendapatkan komplain dari pelanggan atau konsumennya. Surat balasan komplain dibuat dengan tujuan untuk memberikan nilai kepada konsumen bahwa perusahaan memberikan perhatian dan kepedulian lebih kepada konsumennya. Balasan komplain berisi tentang sikap perusahaan yang mendapat komplain, baik itu akan mengganti kerugian yang diderita konsumen atau hanya sekedar memberi penjelasan.
Surat balasan komplain termasuk kedalam jenis surat resmi, maka dari itu dalam pembuatannya juga harus menggunakan aturan-aturan yang resmi pula. Seperti penggunaan bahasa yang formal, sopan dan jelas. Ada beberapa hal penting yang harus dimuat sebagai isi dari surat ini, yaitu :
- Ucapan terima kasih atas surat komplain yang sudah dikirim pembeli
- Sampaikan penyesalan atas permsalahan yang sudah terjadi berikut dengan alasannya
- Berikan sebuah keputusan untuk memecahkan permasalahan yang terjadi
- Jika permasalahan terjadi di luar tanggung jawab penjual, berilah saran agar pembeli dapat mengurusnya dan siap membantu jika diperlukan
- Yakinkan pembeli kalau permasalahan seperti ini tidak akan terulang lagi di waktu mendatang
Surat balasan complain memiliki susunan atau bagian-bagian dari surat yang sama dengan susunan atau bagian – bagian surat resmi, bagian atau susunan surat tersebut adalah sebagai berikut :
- Kepala Surat/ Kop Perusahaan
- Tempat dan tanggal surat
- Nomor surat
- Perihal
- Lampiran
- Alamat / orang yang dituju (Penerima)
- Isi surat yang menjelaskan mengenai balasan dari surat complain yang telah dikirimkan dan diterima
- Tanda tangan beserta nama jelas
Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat beberapa contoh surat balasa complain yang baik berikut di bawah ini.
PT SEGAR ALAM ABADI
Ruko Edelwis Permai Blok AB3 No. 4 Jl. Raya Wangi Teh Melati Km. 3,8 Bandung 670977
Telp. 022 332769 Fax. 022 332766 Mobile. 09762467925
Website: www.segaralamabadi.com Email: info@segaralamabadi.com
Bandung, 28 November 2016
Nomor : 005/PTSAB/60/XI/2016
Perihal : Tanggapan Surat Pengaduan
Lampiran : –
Yth.
Direktur Pengadaan Barang dan Jasa
PT Aman Damai Sejahtera
Up. Bapak Aryo Haryono Haris
Jalan Sukamaju Utara 5 No. 40B
Kota Bandung
Dengan hormat,
Menanggapi surat pengaduan yang Bapak kirimkan mengenai ketidaksesuaian pengiriman barang yang perusahaan Bapak pesan dengan yang kami kirimkan, setelah kami melakukan pengecekan ulang, kesalahan pengiriman tersebut berada pada pekerja-pekerja kami yang kurang teliti. Seperti yang telah Bapak sebutkan bahwa tidak ada unsur kesengajaan dalam pengadaan jumlah pesanan tersebut, melainkan kelalaian para pekerja kami semata-mata. Kami memohon maaf atas kesalahan ini dan terima kasih atas kritik serta pemberitahuannya. Semua itu akan kami gunakan untuk lebih memacu diri guna menghasilkan produk terbaik yang dapat kami lakukan. Kami berjanji sebisa mungkin kejadian ini merupakan yang pertama dan terakhir bagi kami.
Kami akan segera memperbaiki kesalahan ini dengan mengirimkan kekurangan jumlah pesanan Bapak dalam waktu 2 x 24 jam setelah surat ini Bapak terima. Dan semua biaya pengiriman kembali sepenuhnya menjadi tanggung jawab kami.
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih dan semoga kejadian ini tidak memengaruhi hubungan kerja sama kita ke depannya.
Hormat kami,
Direktur Pemasaran PT. Segar Alam Abadi
Farhan Wardoyo Hadi, S.Sos, MM
HOTEL SEGAR ALAM ABADI
Ruko Edelwis Permai Blok AB3 No. 4 Jl. Raya Wangi Teh Melati Km. 3,8 Bandung 670977
Telp. 022 332769 Fax. 022 332766 Mobile. 09762467925
Website: www.segaralamabadi.com Email: info@segaralamabadi.com
Bandung, 16 November 2016
No : 67/SPen/XI/2016
Lampiran : 1 berkas
Kepada
Bapak Alexander Suwiryo
Jalan Taruna Raya Utama No.10A
Kota Jakarta
Perihal : Surat Balasan Komplain
Dengan hormat,
Surat Bapak tertanggal 25 November 2016, Nomor : 45/MJ/XI/2016 dengan perihal komplain pelayanan hotel, telah kami terima.
Setelah kami mempelajari isi surat tersebut dan mengadakan penelitian kebagian pelayanan, ternyata terdapat missed communication dari karyawan kami dan sistem. Untuk itu, kami mohon maaf dan kesalahan tersebut tidak akan kami ulangi lagi, semoga pernyataan ini dapat diterima oleh Bapak dan tidak menjadi jera untuk kembali ke hotel kami.
Atas perhatian dan kerjasama Bapak, kami ucapkan terima kasih. Semoga hubungan baik perusahaan kita tetap terjalin dengan baik dan saling menguntungkan.
Hormat kami
Agus Zaenudin, S.E
Direktur Marketing
TOKO SEGAR ALAM ABADI
Ruko Edelwis Permai Blok AB3 No. 4 Jl. Raya Wangi Teh Melati Km. 3,8 Bandung 670977
Telp. 022 332769 Fax. 022 332766 Mobile. 09762467925
Website: www.segaralamabadi.com Email: info@segaralamabadi.com
Nomor : 005/PTSAB/60/XI/2016
Perihal : Tanggapan Surat Komplain
Lampiran : –
Yth.
Direktur Pengadaan Barang dan Jasa
PT Aman Damai Sejahtera
Jalan Sukamaju Utara 5 No. 40B
Kota Bandung
Dengan hormat,
Membalas surat komplain yang Bapak/ ibu kirim pada 25 November 2016. Kami selaku manajemen Toko Segar Alam Abadi akan segera mengganti semua bahan baku sesuai pesanan setelah tim kami selesai melakukan pengecekan.
Kami menyadari bahwa kerusakan pada bahan baku akan sangat mengganggu proses produksi perusahaan. Namun, agar dapat dimaklumi bahwa dugaan awal kami bahwa rusaknya bahan baku disebabkan oleh rusaknya jalur transportasi dan pengepakkan bahan baku yang kurang baik. Selain itu, rusaknya jalan juga menyebabkan kemacetan yang kemudian berujung pada keterlambatan waktu kirim bahan baku tersebut. Kami akan berusaha untuk meningkatkan pelayanan kami dan sesegera mungkin untuk mengganti bahan baku yang rusak dan kami juga akan berusaha untuk mengirim pesanan lebih awal mengingat jalur transportasi yang kurang mendukung.
Untuk itu kami meminta maaf atas ketidak nyamanan serta kurangnya pelayanan yang kami berikan. Semoga kejadian ini tidak membuat kerjasama yang sudah terjalin menjadi renggang.
Demikian dari surat balasan komplain ini. Atas perhatian dan pengertian Bapak/ Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Bandung, 28 November 2016
Hormat kami,
Agus Zaenudin, S.E
Manager Toko
Demikianlah mengenai Contoh surat Balasan Komplain yang baik. Semoga dapat menjadi bahan referensi dalam membuat surat balasan komplain yang benar dan secara profesional.
Notice: get_currentuserinfo is deprecated since version 4.5.0! Use wp_get_current_user() instead. in /home5/ftgamble/contohsurat.org/wp-includes/functions.php on line 4654
Notice: Trying to access array offset on value of type bool in /home5/ftgamble/contohsurat.org/wp-content/themes/blog/content-single.php on line 229
Notice: Undefined index: ct_comments_type in /home5/ftgamble/contohsurat.org/wp-content/themes/blog/content-single.php on line 335
Notice: Trying to access array offset on value of type null in /home5/ftgamble/contohsurat.org/wp-content/themes/blog/content-single.php on line 335
Notice: Undefined index: ct_comments_type in /home5/ftgamble/contohsurat.org/wp-content/themes/blog/content-single.php on line 349
Notice: Trying to access array offset on value of type null in /home5/ftgamble/contohsurat.org/wp-content/themes/blog/content-single.php on line 349