Contoh Surat Dispensasi Sekolah yang Resmi

Surat Dispensasi merupakan surat yang diberikan kepada seseorang atau kelompok untuk diperbolehkan meninggalkan tugas utamanya untuk melaksanakan tugas yang dianggap sebagai tugas lebih penting bagi instansi atau perusahaan. Surat dispensasi ini digunakan untuk meminta atau memohon diberikannya keringanan atas pemohon oleh lembaga, pimpinan atau seseorang yang memiliki kewenangan dalam lembaga terkait untuk suatu kepentingan atau suatu permasalahan yang berkaitan dengan lembaga terkait

Surat dispensasi ini merupakan salah satu surat resmi yang dikeluarkan oleh instansi atau dinas atau perusahaan sehingga surat ini harus memiliki kop surat dan nomor surat keluar sebagai dokumen kearsipan surat keluar bagi instansi tersebut.

Secara garis besar surat dispensasi mempunyai tiga bagian pokok.

a. Kepala surat dispensasi, terdiri atas :

• kop surat pada umumnya, biasanya dibuat lengkap beserta alamatnya,
• nomor surat, lampiran dan perihal yang terdapat kata – kata dispensasi.

b. Tubuh atau isi surat dispensasi, terdiri atas:

• pernyataan kesungguhan pihak yang menerangkan,
• identitas pihak yang diterangkan, berupa nama, tempat/ tanggal lahir, alamat, dan lain-lain yang dianggap perlu,
• penjelasan tentang kepribadian, kelakuan, atau karakter orang tersebut,
• klausul penutup, berupa harapan dapat dimanfaatkannya surat tersebut.

c. Kaki surat atau penutup surat dispensasi, terdiri atas:

• tempat dan tanggal dikeluarkannya surat,
• identitas penanggung jawab
• jabatan penanggung jawab,
• tanda tangan dan nama terang,
• NIP, nomor anggota, atau sejenisnya
• Cap/stempel.

Agar lebih jelas, dapat dilihat beberapa contoh surat dispensasi sekolah sebagai berikut di bawah ini.

Karena surat dispensasi ini bukan dikeluarkan oleh perseorangan, maka kop surat merupakan hal yang wajib ada dalam surat dispensasi sesuai dengan tata naskah surat resmi. Sebagai pengingat, berikut ini merupakan bagian – bagian penting dari surat resmi yang harus kita ingat.

• Kepala Surat. Kepala Surat  atau Kop surat berisi Logo, Nama dan Alamat dari organisasi pengirim surat, yaitu bisa dari organisasi masyarakat/ keagamaan, pemerintahan, perusahan swasta, sekolah dan lain-lain. Logo bisanya identik dengan organisasi tersebut. Adanya kop surat ini menunjukan dari lembaga mana surat tersebut berasal. Keberadaan kop surat merupakan suatu penegasan bahwa surat yang dikeluarkan tersebut merupakan surat resmi dari lembaga atau perusahaan yang mengeluarkan surat.
• Identitas Surat. Identitas surat sangat penting biasanya terdiri dari nomor surat, sifat surat, lampiran surat dan perihal dari surat tersebut. Selanjutnya pada bagian lain terdapat tujuan surat (nama organisasi/ perorangan ataupun jabatan) dan alamat tujuan surat secara umum. Banyak yang tidak terlalu memperhatikan penulisan alamat surat, sehingga banyak terjadi kekeliruan dalam penulisannya, khususnya dalam menulis alamat dalam surat resmi. Berikut adalah hal-hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat surat.

1. Alamat surat biasa terdapat pada dua tempat yaitu di bagian sampul dan di awal surat.
2. Alamat surat yang ditulis pada bagian sampul harus berisi alamat lengkap. sedangkan untuk alamat yang ditulis pada bagian surat biasanya tidak selengkap alamat yang ditulis di sampul.
3. Penggunaan kata “kepada” tidak wajib digunakan karena sia-sia.
4. Kata “Yang Terhormat” bisa disingkat dengan “Yth”
5. Penulisan sebutan seperti ibu, bapak atau Sdr/Sdri wajib digunakan bila diikuti dengan nama orang.
6. Kata “Jalan” tidak perlu disingkat, dan penulisan alamat tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.

• Salam Pembuka dan Penutup. Penulisan salam sebaiknya menggunakan kata-kata umum yang biasa digunakan dalam percakapan resmi seperti salam sejahtera, atau kalau satu keyakinan bisa menggunakan salam yang diajarkan oleh agama masing-masing. Penulisan salam pada surat resmi biasanya diakhiri dengan huruf koma.
• Isi Surat atau Pesan. Pada bagian isi surat merupakan bagian pokok dari surat yang memuat atau pesan atau informasi yang ingin disampaikan kepada penerima surat. Isi surat sebaiknya menggunakan bahasa yang baku, baik dan benar serta padat dan informatif.
• Kaki Surat. Pada bagian kaki surat atau bagian terakhir dari surat resmi ini biasanya memuat penutup surat, nama/ pangkat pengirim surat disertai dengan tanda tangan dan cap dari organisasi. Selain itu dapat juga ditambahkan dengan Tembusan bagi pihak yang berkepentingan pada acara atau kegiatan yang diselenggarakan. Pada kalimat Penutup surat, didalamnya harus menggunakan kalimat yang baik dan benar.

Itulah mengenai beberapa contoh surat dispensasi sekolah untuk berbagai kepentingan yang dibuat oleh pihak sekolah sebagai bahan referensi untuk mengetahui bagaimana surat dispensasi yang baik dan resmi.