Contoh Surat Follow Up yang Benar

Ketika kita mengajukan suatu permohonan kepada pihak tertentu melalui media surat, terkadang kita harus menunggu waktu yang cukup lama untuk mendapatkan balasan ataupun respon dari pihak tersebut. Hal ini bisa menjadi sebuah permasalahan jika respon atau balasan surat permohonan tersebut memengaruhi kelancaran pekerjaan kita selanjutnya, baik itu berupa hasil interview perusahaan, izin pelaksanaan kegiatan mahasiswa, ataupun penawaran barang dari suatu perusahaan. Kita bisa mensiasati hal tersebut dengan mengirimkan kembali sebuah surat yang dinamakan surat follow up.

Surat follow up atau lebih dikenal dengan surat tindak lanjut adalah surat yang dibuat oleh perseorangan ataupun lembaga/intansi/perusahaan yang berisikan permohonan untuk menindaklanjuti surat permohonan yang telah dikirimkan sebelumnya. Tindak lanjut tersebut bisa berbentuk sebuah perizinan, kesepakatan kerja sama, arahan pekerjaan, informasi penting dan pengumuman, serta hal-hal lain yang disesuaikan dengan kebutuhan.

Surat follow up bertujuan untuk mengingatkan kembali suatu pihak terkait permohonan yang pernah kita lakukan sebelumnya. Sehingga, kita tidak perlu lagi menunggu balasan ataupun respon dalam waktu yang lama dan tidak jelas kabarnya.

Secara umum surat follow up terdiri atas bagian pembuka, isi, dan penutup. Adapun susunan format surat follow up terdiri atas :

1. Kop surat (jika berasal dari instansi resmi)
2. Tempat dan tanggal pembuatan surat
3. Nomor surat, lampiran, dan perihal (khusus surat dari instansi resmi)
4. Ucapan dan Salam hormat kepada pihak yang dituju
5. Perkenalan diri
6. Maksud dan Tujuan surat permohonan
7. Identitas surat permohonan sebelumnya
8. Kontak yang bisa dihubungi 
9. Penutup
10. Tanda tangan dan nama jelas pihak pengirim

Sebagai bentuk dari jenis surat permohonan, karena kita sangat mengharapkan respon/balasan dari surat yang kita kirimkan tersebut dalam waktu cepat, sedikit tips yang bisa kami berikan adalah gunakan bahasa yang baik dan sopan serta tambahkan kalimat-kalimat persuasif yang berisikan sanjungan dan urgensi dari kebutuhan yang ingin kita penuhi melalui surat permohonan tersebut. 

Berikut kami lampirkan beberapa contoh surat follow up atau surat tindak lanjut :

Demikian contoh surat follow up ini kami buat. Semoga bisa menjadi referensi bagi Anda untuk membuat surat resmi yang baik dan profesional. Mohon maaf apabila terdapat kesamaan nama, tempat, ataupun informasi di dalamnya karena semua surat hanya bersifat percontohan saja tanpa  ada maksud apapun.