Contoh Surat Niaga untuk Berbagai Tujuan

Berniaga merupakan suatu kegiatan jual beli baik berupa barang ataupun jasa yang bertujuan untuk mendapatkan keuntungan bagi penjualnya dan pembeli memperoleh kepuasan atas barang atau jasa yang dibeli.

Dalam kegiatan tersebut dibbutuhkan adanya komunkasi yang lancer dan jelas. Salah satu contohnya adalah melalui surat. Walaupun saat ini teknologi sudah canggih, keberadaan surat untuk memperlancar proses komunikasi dalam berniaga masih cukup penting.

Surat dalam proses perniagaan ini disebut dengan surat niaga. Dalam pengertian lengkap, surat niaga adalah suatu surat yang digunakan dalam kegiatan perniagaan yang dikeluarkan oleh perorangan ataupun perusahaan dalam rangka menjalankan usahanya untuk mendapatkan suatu keuntungan. Surat niaga ini dapat bersifat intern atau ekstern. Maksud dari intern disini adalah jadi surat ini dapat dipakai sebagai komunikasi yang ruang lingkupnya masih dalam satu perusahaan itu sendiri. Sedangkan maksud dari ekstern, surat ini dipakai untuk berhubungan dengan perusahaan atau badan usaha yang lain.

Sebelum mebahas contoh suratnya, ada baiknya kita mengetahui jenis – jenis surat niaga yang beragam. Jenis – jenis contoh surat niaga tersebut adalah :

1. Surat Perkenalan

Merupakan surat yang dikirimkan penjual kepada calon pembeli yang bertujuan untuk memperkenalkan produk, baik berupa barang ataupun jasa, yang akan dijualnya. Surat ini bisa disebut juga dengan surat promosi

2. Surat Permintaan penawaran

Merupakan surat yang dikirimkan oleh calon pembeli kepada penjual yang berisi mengenai permintaan agar penjual memberikan penawaran produk atau jasanya dan juga memberikan penjelasan secara rinci seperti nama produk atau jasanya, harganya, cara pembayaran, cara pengiriman dan lain sebagainya yang dianggap penting. Surat ini dapat dibuat atas inisatif sendiri atau bisa juga dibuat berdasarkan surat perkenalan yang pernah dikirimkan oleh penjual.

3. Surat Penawaran

Merupakan surat yang dibuat oleh penjual kepada calon pembeli yang berisi mengenai informasi barang atau jasa yang akan dijual kepada calon pembeli. Biasanya surat ini merupakan surat balasan dari surat permintaan penawaran. Dalam surat ini penjual harus menarik perhatian calon pembeli agar berminat terhadap produk atau jasanya melalui gaya bahasa dan kejelasan yang dijualnya.

4. Surat Pemesanan

Merupakan surat yang dibuat oleh pembeli kepada penjual yang berisi pesanan barang atau jasa yang akan dibeli. Dalam surat ini harus disebutkan berdasarkan surat penawaran yang mana atau nomor surat penawaran sebelumnya jika ada. Lalu sebutkan dengan jelas nama, jenis serta jumlah barang atau jasa yang dipesan. Sebutkan juga cara pengiriman, cara pembayaran, sampai waktu pengiriman yang diinginkan.

5. Surat Pengaduan (Klaim)

Merupakan surat yang dibuat oleh pembeli kepada penjual atas dasar terjadinya ketidaksesuaian antara barang pesanan yang diterima dengan barang yang dipesan. Ketidaksesuaian tersebut biasanya adalah jumlah, jenis atau mutu barang berbeda, barang yang diterima dalam keadaan rusak, atau bisa juga karena keterlambatan pengiriman. Dalam surat ini harus disebutkan pernyataan bahwa barang yang dipesan telah diterima tetapi tidak sesuai, jelaskan dan sebutkan dengan keadaan yang sebenarnya, sebutkan dengan jelas ketidaksesuaiannya seperti apa, jelaskan juga penyelesaian yang diinginkan agar tidak ada pihak yang dirugikan. Tetapi ingat, tetaplah memakai bahasa yang sopan.

6. Surat Jawaban Pengaduan

Surat ini dibuat oleh penjual kepada pembeli sebagai balasan dari surat pengaduan yang telah diterima. Dalam surat ini penjual harus meminta maaf dan meyakinkan pembeli bahwa kejadian yang mengakibatkan pengaduan tidak akan terjadi lagi. Dalam surat ini berisi ucapan terima kasih atas surat pengaduan yang dikirimkan, ucapan maaf dan penyesalan atas masalah yang terjadi, keputusan mengenai pemecahan masalah yang terjadi, tetapi jika masalah yang terjadi diluar tanggung jawab penjual, berikanlah saran agar pembeli dapat mengurusnya dan berikan pernyataan bahwa penjual siap membantu jika diperlukan.

7. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang

Surat ini dibuat oleh penjual dan dikirimkan kepada pembeli sebagai bentuk atas jawaban dari surat pemesanan. Surat ini adalah sebagai bentuk pemberitahuan bahwa pesanan telah diproses dan siap untuk dikirim. Biasanya surat ini dibuat dalam pengiriman barang dalam jumlah banyak dan jarak tempuh pengiriman yang cukup jauh. Surat ini berisi mengenai penjelasan jenis barang dan jumlahnya, alat angkut yang digunakan, dan perkiraan barang sampai. Jika perlu lampirkan dokumen – dokumen pengiriman, asuransi dan packing list.

8. Surat Pengantar Barang

Surat ini dibuat untuk digunakan sebagai pengantar barang dari penjual ke pembeli atau ke pengantar barang. Surat ini bisa disebut juga dengan surat jalan. Surat ini berisi nama dan alamat pengirim, nama dan alamat penerima, nomor surat, tempat dan tanggal pembuatan surat, keterangan mengenai barang yang dikirim, tanda tangan dan nama jelas pengirim surat disertai dengan cap, serta kolom untuk tanda tangan dan nama jelas penerima barang.

9. Surat Pengiriman Pembayaran

Surat ini dibuat oleh pembeli kepada penjual untuk memberitahukan bahwa barang telah diterima dan pembayaran akan segera dipenuhi sesuai dengan yang telah disepakati. Surat ini dibuat jika pembayaran dilakukan tidak secara tunai atau cash pada saat barang diterima oleh pembeli atau dibayarkan secara langsung setelah pembeli menerima kiriman barang dan tidak ada masalah dengan barang tersebut. Dalam surat ini disebutkan bahwa barang sudah diterima dengan baik, ucapan terimakasih, menyebutkan jumlah uang dan cara pembayaran, lampirkan bukti pembayaran jika sudah dilakukan, meminta konfirmasi penjual atas pembayaran tersebut, serta sebutkan kesan agar terus dapat memelihara hubungan kemitraan yang baik.

10. Surat Tagihan

Surat ini dibuat oleh penjual kepada pembeli yang berisi mengenai peringatan untuk membayar sejumlah dana atas barang – barang yang dibelinya. Surat ini dibuat karena sampai batas waktu pembayaran, pembeli belum juga membayarkan tagihan atas barang yang dibeli. Dalam surat ini sebutkan bukti bahwa pembeli belum membayarkan tagihannya, sebutkan juga jumlah tagihan yang harus dibayarkan, sebutkan tanggal, nomor surat beserta faktur pembelian, ingatkan bahwa jatuh tempo sudah lewat, serta sebutkan harapan agar pembeli dapat segera membayarkan tagihannya dalam batas waktu yang ditentukan kemudian. Jika dalam dua minggu setelah surat ini dikirimkan tetapi pembeli belum membayarkan tagihannya atau tidak ada respon sama sekali, pihak penjual dapat membuat surat penagihan kedua sampai ketiga. Tetapi jika tidak ada respon juga, dapat diberikan surat yang keempat dan dengan disertai ancaman atau sanksi sampai pemberitahuan akan dibawa ke pengadilan jika masih tidak ada itikad baik dari pembeli.

11. Surat Penangguhan Pembayaran

Surat ini dibuat oleh pembeli untuk penjual yang berisi permohonan agar pembayaran dapat ditunda atau diundur untuk sementara waktu. Surat ini dapat dikirim berdasarkan adanya surat tagihan atau bisa juga atas inisiatif sendiri. Surat ini berisi alasan dan penyesalan serta permohonan maaf karena belum dapat memenuhi kewajiban untuk membayar tagihan, rencana pasti pembayaran akan dilakukan atau meminta jadwal ulang jatuh tempo serta cara pembayaran tagihan tersebut, dan yakinkan bahwa tagihan akan dapat segera untuk dilunasi.

12. Surat Jawaban Penangguhan Pembayaran

Merupakan surat yang dibuat oleh penjual apabila pembeli melayangkan surat penangguhan pembayaran. Surat ini berisi mengenai bahwa surat penangguhan telah diterima, sebutkan bahwa pihak penjual telah memahami isi dari permasalahan yang telah ditulis ada surat penangguhan, nyatakan bahwa pihak penjual setuju dengan permohonan penangguhan pembayaran, dan berikan keputusan mengenai cara pembayaran. Tetapi jika pihak penjual tidak setuju dengan surat penangguhan yang dikirimkan pembeli, maka sebutkan dengan jelas alasan tidak disetujuinya surat penangguhan tersebut.

Dari jenis – jenis surat niaga yang telah disebutkan diatas, maka kita dapat mengetahui fungsi atau manfaat  dari surat niaga, diantaranya yaitu : sebagai bukti hitam diatas putih, khususnya untuk surat perjanjian jual – beli, sebagai alat promosi suatu produk / jasa, sebagai bahan untuk mengambil keputusan, sebagai pedoman kerja dalam menjalankan tugas, sebagai bukti sejarah, dan juga sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika dibutuhkan.

Berikut ini merupakan beberapa contoh dari surat niaga.

Itulah mengenai beberapa contoh surat niaga yang ditulis secara resmi. Mudah – mudahan dapat menambah referensi dan menjadi sumber informasi bagi yang ingin membuat surat niaga untuk berbagai tujuan dengan format yang resmi.