Contoh Surat Kuasa Pengambilan Ijazah dengan Format Profesional

Ijazah bagi mahasiswa yang telah menyelesaikan studinya merupakan dokumen yang penting, karena biasanya sangat dibutuhkan untuk melamar pekerjaan. Ijazah biasanya baru bisa diberikan beberapa minggu atau bulan setelah mahasiswa di wisuda karena harus melalui proses legalisasi yang tentu memakan waktu yang tidak sedikit. Hal ini tentu menyulitkan bagi sebagian mahasiswa yang berasal dari daerah lain yang sudah pulang ke tempat asalnya, atau yang sudah dapat pekerjaan yang jauh dari kampusnya. Untuk mengatasi hal seperti ini bisa dengan cara membuat surat kuasa pengambilan ijazah.

Surat Kuasa merupakan sebuah surat yang menyatakan pemberian wewenang untuk melakukan sebuah kegiatan dari pemberi kuasa kepada penerima kuasa yang keduanya menyertakan bukti sah dengan pernyataan disertai dengan materai atau tanda tangan sebagai bukti. Surat kuasa memiliki kedudukan yang kuat dimata hukum sehingga hampir diakui oleh birokrasi apapun. Agar surat kuasa lebih kuat dimata hukum maka hendaknya dalam pembuatan surat kuasa harus dibubuhi materai 6000 yang peletakannya yakni di tempat tanda tangan oleh si pemberi kuasa. Yang perlu diperhatikan adalah saat pemberi kuasa menuliskan tanda tangannya atau cap jempol harus dikenakan di atas materai tersebut. Surat kuasa juga merupakan bentuk perwakilan dimana si penerima kuasa mewakili yang menguasakan atasnya. Jadi yang menerima kuasa berhak untuk melakukan apa saja sesuai dengan yang tertera di surat kuasa tersebut.

Berdasarkan jenisnya, surat kuasa dibagi menjadi 2, yaitu

1. Surat Kuasa Khusus. Surat kuasa khusus adalah pemberian kuasa yang dilakukan hanya untuk satu kepentingan tertentu atau lebih yang di dalamnya dijelaskan tentang tindakan-tindakan apa saja yang boleh dilakukan oleh penerima kuasa. Jadi, karena ada tindakan-tindakan yang dirinci dalam surat kuasa tersebut, maka surat kuasa tersebut menjadi surat kuasa khusus. Surat Kuasa tersebut mengandung unsur tidak dapat dipindahkan ke pihak lain yang merupakan salah satu hak yang dapat dimasukkan dalam pemberian kuasa, yaitu hak substitusi, sebagaimana yang diatur dalam pasal 1803 KUHPer. Hak substitusi tersebut memberikan hak bagi penerima kuasa untuk mensubstitusikan kewenangannya sebagai penerima kuasa kepada orang lain untuk bertindak sebagai penggantinya.
2. Surat Kuasa Umum. Surat Kuasa Umum adalah pemberian kuasa yang dirumuskan dengan kata-kata umum, hanya meliputi perbuatan-perbuatan pengurusan seperti untuk memindahtangankan benda-benda, atau sesuatu perbuatan lain yang hanya dapat dilakukan oleh seorang pemilik, diperlukan pemberian kuasa dengan kata-kata yang tegas. Jadi, pada surat kuasa umum hanya boleh berlaku untuk perbuatan-perbuatan pengurusan saja. Sedangkan, untuk memindahtangankan benda-benda, atau sesuatu perbuatan lain yang hanya boleh dilakukan oleh pemilik, tidak diperkenankan pemberian kuasa dengan surat kuasa umum, melainkan harus dengan surat kuasa khusus.

Berdasarkan sifatnya, surat kuasa terbagi menjadi 3 jenis, yaitu:

1. Surat Kuasa Perseorangan. Surat Kuasa Perseorangan adalah surat yang dibuat oleh seseorang kepada orang lain yang dipercayainya untuk melakukan sesuatu guna kepentingan pribadi sang pemberi kuasa. Misalnya seperti surat kuasa pengambilan gaji pensiun.
2. Surat Kuasa Kedinasan. Surat Kuasa Kedinasan adalah surat kuasa yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu instansi atau suatu perusahaan atau oleh seorang pejabat atau pimpinan yang diberikan kepada bawahannya untuk melakukan sesuatu yang berkaitan dengan instansi. Misalnya seperti surat kuasa untuk mengurus soal – soal ujian.
3. Surat Kuasa Istimewa. Surat Kuasa Istimewa adalah surat kuasa yang diberikan oleh seseorang kepada pihak lain untuk menyelesaikan suatu masalah yang ada kaitannya dengan pengadilan.

Berdasarkan sifat keresmiannya, Surat kuasa dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu :

1. Surat kuasa formal yang biasanya menggunakan materai Rp. 6.000 dan dilengkapi dengan identitas dan nama jelas pemberi kuasa, penerima kuasa serta saksi – saksi untuk memperkuat surat kuasa tersebut. Surat kuasa formal digunakan untuk hal – hal yang bernilai tinggi misalnya surat kuasa atas tanah, surat kuasa atas usaha, dan lain sebagainya.
2. Surat kuasa non formal merupakan surat kuasa yang tidak perlu mengunakan materai, cukup identitas dan nama jelas pemberi kuasa dan penerima kuasa. Surat kuasa non formal biasanya digunakan untuk mengurus perpanjangan STNK, mengambil uang pensiun, pengambilan barang, keengurusan pajak, dan lain sebagainya.

Dan pada kesempatan kali ini akan dibahas mengenai surat kuasa pengambilan ijazah.  Surat kuasa pengambilan ijazah tidak jauh berbeda dengan surat kuasa lainnya. Yang berbeda hanyalah tujuan dari surat tersebut. Surat kuasa pengambilan ijzah bertujuan untuk memberikan kuasa kepada seeorang untuk mengambilkan ijazah.

Surat kuasa pengambilan ijazah merupakan surat kuasa yang sifatnya individu atau perorangan sehingga tidak diperlukan kop atau kepala surat termasuk nomor surat sebagaimana menjadi bagian atau komponen penting bagi lembaga, organisasi, perusahaan atau instansi tertentu dalam mengeluarkan surat kuasa. Surat kuasa pengambilan ijazah dibuat karena pemilik ijazah yang bertindak sebagai pemberi kuasa, tidak dapat mengambil ijazah tersebut secara langsung karena alasan tertentu seperti kondisi kesehatan yang tidak memungkinkan atau sedang berada di wilayah yang cukup jauh dari tempat pengambilan ijazah.

Seperti surat –surat pada umumnya, surat kuasa ini juga terdapat bagian-bagian surat, diantaranya adalah:

• Kepala surat, yang berisi identitas pembuat surat/ kop surat, nomor surat, dan tanggal surat.
• Nama Lengkap Pemberi kuasa
• Identitas pemberi kuasa
• Nama Lengkap Penerima kuasa
• Identitas penerima kuasa
• Isi dari surat kuasa
• Tanggal dan waktu pemberian kuasa
• Tanda tangan diatas materai oleh penerima dan pemberian kuasa.

Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat beberapa contoh surat kuasa pengambilan ijazah dengan format profesional.

Di dalam surat kuasa pengambilan ijazah, setidaknya terdapat beberapa hal yang harus dimuat didalamnya. Hal – hal tersebut antara lain sebagai berikut.

• Identitas lengkap pemberi dan penerima kuasa
• Perbuatan hukum yang dikuasakan dalam hal ini yaitu adalah pengambilan ijazah dan transkip yang telah diegalisir serta kuasa menandatangani bukti pengambilan.
• Tempat dan waktu surat tersebut di tanda tangani.
• Tanda tangan oleh pemberi kuasa. Jadi sebenarnya penerima kuasa tidak perlu menanda tangani karena sudah sah. Tetapi karena taku salah kaprah maka sebiknya kedua belah ihak menanda tangani surat kuasa pengambilan ijazah tersebut.

Selain itu, ada beberapa hal juga yang penting untuk diperhatikan dalam membuat surat kuasa yang dapat dipakai sebagai acuan dalam membuat surat kuasa pengambilan ijazah. Berikut ini merupakan hal – hal yang penting tersebut untuk diperhatikan dalam membuat surat kuasa.

1. Surat kuasa personal (perorangan) dibuat berhubungan karena yang bersangkutan tidak dapat melaksanakan sendiri dan berdasarkan kepercayaan serta tanpa ada unsur paksaan.
2. Surat kuasa personal (perorangan) tidak memerlukan nomor surat. Sedangkan untuk surat kuasa instansi harus terdapat nomor surat.
3. Surat kuasa untuk mengambil gaji, dana pensiun hendaknya diberikan kepada orang terdekat (anak, cucu, keluarga terdekat) atau kepada orang yang benar-benar dipercaya. Dalam hal ini tidak diperlukan materai atau kertas segel  kecuali apabila dari pihak pemberi gaji memiliki aturan tertentu.
4. Pihak pemberi kuasa maupun penerima kuasa harus sudah dewasa serta sehat Jasmani dan Rohani.
5. Penyebutan identitas dalam hal nama, alamat, pekerjaan dan sebagainya harus jelas.
6. Perlu dijelaskan maksut dan tujuan dari surat kuasa serta masa berlaku surat kuasa tersebut.
7. Wajib dicantumkan tempat dan tanggal surat itu dibuat.
8. Surat kuasa dinyatakan sah apabila sudah ditanda tangani oleh kedua belah pihak.
9. Khusus bagi surat kuasa kedinasan harus ada stempel dari organisasi/instansi yang bersangkutan.

Demikianlah mengenai contoh surat pengambilan ijazah dengan format profesional sebagai referensi dalam membuat surat pengambilan ijazah yang baik.