Surat Undangan Resmi Berbagai Kegiatan
Ketika kita akan mengadakan suatu acara atau kegiatan dan akan dihadiri oleh beberapa atau banyak orang, kita harus mengundang orang tersebut melalui undangan. Dan agar formal, undangan tersebut harus ditulis melalui surat undangan resmi. Acara – acara yang kita adakan dan mengundang orang lain melalui surat undangan ini tidak terpaku pada suatu instansi saja, tetapi bisa juga pada sebuah organisasi atau bahkan perorangan.
Surat Undangan Resmi merupakan surat undangan yang dibuat oleh suatu perusahaan, instansi atau organisasi dengan format yang resmi. Surat undangan tersebut berfungsi untuk mengundang seseorang atau banyak orang untuk dpat menghadiri suatu acara yang resmi atau keperluan organisasi, instansi, keperluan dinas, perusahaan, dan lain sebagainya pada waktu yang sudah ditentukan. Misalnya acara rapat, pertemuan kolega, pertemuan investor, undangan rapat, undangan seminar, undangan membahas suatu permasalahan tertentu, dan lain sebagainya. Jadi dalam kegiatan sehari – hari surat undangan resmi ini diperlukan sebagai undangan formal jika yang menyelenggarakannya berkaitan dengan sebuah institusi yang akan melakukan kegiatan tertentu seperti sekolah, kantor dinas dan perusahaan.
Surat undangan resmi ini termasuk kedalam surat resmi. Surat resmi sendiri berfungsi sebagai media komunikasi yang dapat memberikan informasi kepada pihak lain, yang dapat dipertanggung jawabkan keabsahannya secara umum. Dan membuat surat undangan resmi ini juga tidak boleh sembarangan, karena surat undangan resmi yang kita buat dan sebarkan dapat menggambarkan citra dari suatu perusahaan, instansi atau organisasi kita. Oleh karena itu didalamnya harus terdapat ciri – ciri surat resmi seperti memakai bahasa resmi yang baik, baku, dan bahasa yang sesuai EYD, bahasanya singkat, jelas, dan padat, serta terdapat nomor surat dan perihal surat serta lampiran jika ada, kop surat lembaga/ organisasi yang membuatnya, tanda tangan serta stempel atau cap basah.
Untuk dapat membuat surat resmi yang baik, kita harus mempunyai kemampuan menulis surat resmi yag baik pula seperti memiliki kemampuan dalam menguasai bahasa yang dipakai dalam surat resmi, memiliki kemampuan dalam menguasai bentuk atau gaya surat resmi, memiliki ide atau tema yang jelas untuk disampaikan dalam surat, dan memiliki kemampuan untuk menulis urutan masalah dengan runtut dan baik.
Dan berikut ini merupakan contoh surat undangan resmi dari instansi, perusahaan atau organisasi pada beberapa acara yang resmi.
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SMA NEGERI 60 KOTA BANDUNG
Jalan Asem Jawa No. 60 Bandung
Tlp. 022 – 690210 Fax. 022 – 690211
Nomor : 005/PK/60/VIII/2016
Perihal : Undangan Rapat
Kepada
Bapak/ Ibu Orang Tua
Siswa – siswi Kelas X
SMA Negeri 60 Kota Bandung
Di tempat
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dengan hormat,
Segala puji hanya bagi Allah SWT yang telah memberikan nikmat hingga saat ini. Shalawat serta salam semoga tercurah kepada junjungan kita nabi Muhammad SAW beserta keluarganya, para sahabatnya dan umatnya yang setia hingga akhir zaman. Teriring doa semoga kita senantiasa berada dalam lindungan Allah SWT.
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya ujian tengah semester ganjil, maka kami mengundang Bapak/ Ibu Orang Tua Siswa – siswi untuk mengikuti rapat mengenai ujian tengah semester di tingkat SMA yang insyaAllah akan dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal : Senin, 5 September 2016
Tempat : Ruang Rapat Komite SMA Negeri 60 Kota Bandung
Mengingat cukup pentingnya acara rapat ini, maka kami memohon kepada Bapak/ Ibu agar dapat berkenan untuk hadir rapat yang akan kami laksanakan tersebut.
Demikian pemberitahuan dan undangan ini kami sampaikan, atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Bandung, 18 Agustus 2016
Kepala SMA Negeri 60
Drs. Dodo Wahyudin, M.Pd
UNIVERSITAS NEGERI PELANGI HARAPAN BANGSA
Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam
Jurusan Biologi
Jl. Bintang Pelajar No. 40 Kota Bandung
Telp. 022 – 345901 Fax. 022 – 345900
http://Pelangiharapanbangsabdg.edu.id
Bandung, 17 Agustus 2016
No : 018/BEMUIC/08/2016
Hal : Undangan Tamu Seminar Nasional
Yth.
Kepala Dinas Lingkungan Hidup
Jalan Teratai Putih Raya No. 130
Kota Bandung
Dengan hormat,
Segala puji hanya bagi Allah SWT yang telah memberikan nikmat hingga saat ini. Shalawat serta salam semoga tercurah kepada junjungan kita nabi Muhammad SAW beserta keluarganya, para sahabatnya dan umatnya yang setia hingga akhir zaman. Teriring doa semoga kita senantiasa berada dalam lindungan Allah SWT.
Dalam rangka memperingati Hari Perlindungan Lapisan Ozon Sedunia yang diperingati setiap tanggal 16 September, maka melalui surat ini kami, Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) Universitas Negeri Pelangi Harapan Bangsa Kota Bandung akan mengadakan seminar nasional dengan tema “Mari Kita Lindungi Lapisan Ozon” yang akan dilaksanakan pada :
Hari/ Tanggal : Sabtu, 17 September 2016
Waktu : 08.00 – selesai
Tempat : Aula Serbaguna Universitas Negeri Pelangi Harapan Bangsa
Maka dari itu, kami selaku panitia bermaksud untuk mengundang Bapak/ Ibu agar dapat hadir pada acara kegiatan seminar nasional tersebut. Suatu kebanggaan bagi kami jika Bapak/ Ibu dapat hadir pada acara semiar nasional ini.
Sekian surat undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan partisipasi Bapak/ Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Sekretaris BEM FMIPA Biologi Ketua BEM FMIPA Biologi
Anin Resa Fahmi Trianinda
NPM. 273298 NPM. 273287
Mengetahui,
Dekan FMIPA Biologi
Dr. Endang Syarif, S.Pd, M.Si
NIP. 72983721021111
Tembusan :
- Rektor Univeritas Negeri Pelangi Harapan Bangsa
- Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan
- Komisaris Universitas
- Wakil Dekan
- Arsip Fakultas
ORGANISASI INTRA SEKOLAH (OSIS)
SMA NEGERI 60 KOTA BANDUNG
Jl. Teratai Merah Muda No. 102 – 104 Bandung 67033
Tlp. 022 – 690210 Fax. 022 – 690211
Nomor : 22/OS60/SU/8/16
Sifat : Penting
Lampiran : –
Perihal : Undangan Lomba
Yth.
Siswa/ Siswi
SMAN 60 Kota Bandung
di tempat
Assalamualaikum Wr. Wb.
Salam Sejahtera,
Sehubungan dengan akan diadakannya Lomba Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan (P3K) tingkat SMU se- Bandung Raya yang diadakan oleh Korps Suka Rela (KSR) Universitas Indonesia Cerdas, maka kami selaku pengurus OSIS SMAN 60 Kota Bandung, mengundang siswa – siswi SMAN 60 Kota Bandung untuk mengikuti lomba tersebut yang akan dilaksanakan pada :
Hari : Sabtu
Tanggal : 10 September 2016
Waktu : 07.00 – selesai
Tempat : Lapangan Sepak Bola Universitas Indonesia Cerdas, Jalan Bunga Anyelir Raya Km. 101, No. 50 – 56 Kota Bandung 59088
Karena cukup pentingnya acara tersebut, kami mengharapkan adanya perwakilan dari setiap kelas. Sebagai tambahan, untuk semua akomodasi dan kebutuhan lomba, telah disiapkan oleh pihak sekolah. Bagi yang berminat harap segera mendaftarkan diri untuk mengikuti lomba ke Ketua Kelas masing – masing sebelum tanggal 28 Agustus 2016.
Demikian surat undangan ini kami buat dan sampaikan, atas perhatian dan kerjasama Saudara/ Saudari kami ucapkan terimakasih.
Bandung, 17 Agustus 2016
Sekretaris OSIS SMAN 60 Ketua OSIS SMAN 60
Anin Resa Fahmi Trianinda
NIS. 273298 NIS. 273287
Mengetahui,
Kepala SMA 60 Kota Bandung
Dr. Endang Syarif, S.Pd, M.Pd
NIP. 72983721021111
KARANG TARUNA WARGA RW O5
KELURAHAN MELODI INDAH KECAMATAN MUSIK KALER
KOTA BANDUNG PROVINSI JAWA BARAT
Sekretariat. Jl. Ungu Delima No. 3 Telp. 022 332769 Mobile. 09762467925
Bandung, 17 Agustus 2016
No : 013/KK/SPM/08/2016
Lampiran : –
Hal : Undangan Pengajian Rutin
Yth.
Pemuda – Pemudi
Serta Bapak/ Ibu Warga RW 05
Kelurahan Melodi Indah
di tempat
Assalamualaikum Wr. Wb.
Segala puji hanya bagi Allah SWT yang telah memberikan nikmat hingga saat ini. Shalawat serta salam semoga tercurah kepada junjungan kita nabi Muhammad SAW beserta keluarganya, para sahabatnya dan umatnya yang setia hingga akhir zaman. Teriring doa semoga kita senantiasa berada dalam lindungan Allah SWT.
Sesuai dengan agenda kerja Karang Taruna Warga RW 05 dan dalam rangka mempererat tali silaturahmi dan meningkatkan nilai –nilai rohani dan keislaman sebagai umat Islam yang taat dan agamis, kami selaku pemuda – pemudi RW 05 Kelurahan Melodi Indah yang tergabung ke dalam organisasi kepemudaan bernama Karang Taruna, akan mengadakan acara pengajian yang nantinya akan rutin didakan setiap satu bulan sekali. Acara pengajian ini insyaallah akan dilaksanakan pada :
Hari/ Tanggal : Jumat, 26 Agustus 2016
Waktu : 18.30 – selesai
Tempat : Mesjid Besar Ar Rahman RW 05 Kelurahan Melodi Indah
untuk memperlancar kegiatan yang akan kami selenggarakan tersebut, kami memohon partisipasi dan kedatangan Pemuda – Pemudi dan Bapak/ Ibu pada acara pengajian ini. Kami memohon agar hadir 30 menit sebelum dan membawa alat sholat masing – masing mengingat keterbatasan alat sholat pada mesjid.
Demikian surat undangan dari kami. Atas partisipasi dan kehadiran Pemuda/ Pemudi serta Bapak/ Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamualaikum Wr. Wb.
Sekretaris Karang Taruna Ketua Karang Taruna
Anin Resa Fahmi Trianinda
Mengetahui,
Ketua RW 05
Endang Syarif
RUKUN WARGA 04
KELURAHAN SELALU RUKUN KECAMATAN BAHAGIA SELALU
KOTA BANDUNG PROVINSI JAWA BARAT
Sekretariat. Jl. Jeruk Manis No. 59 Telp. 022 332769 Mobile. 09762467925
Email : rw04selalurukunbdg@gmail.com
Nomor : 22/KRW04/SE/8/16
Sifat : Penting
Lampiran : –
Perihal : Undangan Kerja Bakti
Yth.
Bapak / Ibu Warga RW 04
Kelurahan Selalu Rukun Kota Bandung
di tempat
Dengan hormat,
Sesuai dengan agenda dan program kerja Pengurus Daerah RW 04 Kelurahan Selalu Rukun Kecamatan Bahagia Selalu Kota Bandung tentang kebersihan dan menjaga lingkungan, kami selaku Pengurus Daerah RW 04 memohon kehadiran Bapak/ Ibu, Saudara/ Saudari pada kegiatan kerja bakti yang dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Minggu, 28 Agustus 2016
Waktu : 07.00 s/d selesai
Tempat : Lingkungan RW 14
Mengingat cukup pentingnya acara ini, diharapkan Bapak/ Ibu dapat hadir dan turut berprtisipasi dalam kegiatan kerja bakti ini.
Demikian atas kesediaan dan kehadiran Bapak/Saudara kami ucapkan terimakasih.
Bandung, 17 Agustus 2016
Ketua RW 04
Reza Rahadian
Tembusan :
- Lurah Selalu Rukun Kota Bandung
- Ketua RT 01 – 12
- Ketua DKM Mesjid Arrohman RW 04
- Bpk. H. Amirudin Saleh
PT. MAKMUR JAYA ABADI
Jl. Sukamaju Raya 4 No. 5 – 7 Bandung 32098
Telp. 022 – 543009 Fax. 022 – 543008
Nomor : 22/PTMJA/SU/8/16
Perihal : Undangan Ulang Tahun
Yth.
Bapak / Ibu
Investor, Komisaris dan Kolega
PT. Makmur Jaya Abadi
di tempat
Dengan hormat,
Segala puji hanya bagi Allah SWT yang telah memberikan nikmat hingga saat ini. Shalawat serta salam semoga tercurah kepada junjungan kita nabi Muhammad SAW beserta keluarganya, para sahabatnya dan umatnya yang setia hingga akhir zaman. Teriring doa semoga kita senantiasa berada dalam lindungan Allah SWT.
Dalam rangka memperingati Hari Ulang Tahun Perusahaan yang ke – 50 (Golden Birthday), kami selaku jajaran direksi PT. Makmur Jaya Abadi bermaksud untuk mengundang Bapak/ Ibu untuk dapat hadir dalam acara Ulang Tahun Perusahaan yang berupa Gala Dinner dan Hiburan yang akan dilaksanakan pada :
Hari, Tanggal : Sabtu, 27 Agustus 2016
Tempat : Ballroom Hotel Exclusive Moment, Jalan Wisata Raya No. 1 Kota Bandung
Waktu : 19.00 WIB – selesai
Demikian surat undangan dari kami. Atas partisipasi dan kehadiran 890oqBapak/ Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Bandung, 17 Agustus 2016
Hormat kami,
Mahendra Susilo
Direktur PT. Makmur Jaya Abadi
Penting untuk diingat, karena tadi sudah diberitahukan bahwa surat undangan resmi ini merupakan surat resmi, maka dalam pembuatan surat undangan resmi ini harus menggunakan bahasa baku dan langsung pada permasalahannya tidak perlu bertele-tele. Tambahkan catatan khusus jika diperlukan, seperti pakaian yang harus digunakan atau berkas yang perlu dibawa pada saat acara berlangsung. Selain itu bagian – bagian penting dari surat undangan resmi juga sangat penting untuk diperhatikan. Bagian – bagian penting dari surat undangan resmi ini harus diperhatikan, diantaranya adalah :
- Kepala Surat Undangan
Kepala Surat Undangan atau Kop surat berisi Logo, Nama dan Alamat dari organisasi pengirim surat undangan, yaitu bisa dari organisasi masyarakat/ keagamaan, pemerintahan, perusahan swasta, sekolah dan lain-lain. Logo bisanya identik dengan organisasi tersebut. Adanya kop surat ini menunjukan dari lembaga mana surat tersebut berasal. Keberadaan kop surat merupakan suatu penegasan bahwa surat yang dikeluarkan tersebut merupakan surat resmi dari lembaga atau perusahaan yang mengeluarkan surat. Dalam sebuah kop surat setidaknya harus memiliki 5 bagian agar orang yang menerima surat mengetahui asal surat secara jelas. Kelima bagian kop surat tersebut adalah sebagai berikut.
- Nama lembaga, instansi atau perusahaan.
- Alamat Lengkap perusahaan, lembaga atau instansi.
- Kontak yang bisa dihubungi seperti nomor telpon, fak atau email.
- Kode Pos
- Logo dari lembaga, perusahaan, atau instansi.
Tidak semua kop surat menyertakan kelima bagian di atas karena berbagai alasan. Sedangkan untuk penulisannya biasanya menggunakan huruf kapital yang diperbesar dan dipertebal. Untuk penulisan kop surat umumnya menggunakan rata tengah, tetapi terkadang ada juga yang menggunakan rata kiri atau kanan.
- Identitas Surat Undangan
Identitas surat undangan sangat penting biasanya terdiri dari nomor surat undangan, sifat surat undangan, lampiran surat undangan dan perihal dari surat undangan tersebut. Selanjutnya pada bagian lain terdapat tujuan surat undangan (nama organisasi/ perorangan ataupun jabatan) dan alamat tujuan surat undangan secara umum. Untuk itu perlu kita memperhatikan tata cara penomoran surat dan tata cara penulisan tujuan surat.
- Isi Surat/Pesan Undangan
Pada bagian isi surat undangan merupakan bagian pokok dari surat undangan yang memuat atau pesan atau informasi yang ingin disampaikan kepada penerima surat undangan. Untuk surat udangan biasanya memuat hari, waktu, tempat dan agenda pelaksanaan kegiatan atau acara. Isi surat undangan sebaiknya menggunakan bahasa yang baku, baik dan benar serta padat dan informatif.
- Kaki Surat Undangan
Pada bagian kaki surat atau bagian terakhir dari surat undangan ini, surat undangan biasanya memuat nama/ pangkat pengirim surat undangan disertai dengan tanda tangan dan cap dari organisasi. Selain itu dapat juga ditambahkan dengan Tembusan bagi pihak yang berkepentingan pada acara atau kegiatan yang diselenggarakan.
Selain dari bagian – bagian surat undangan resmi tersebut diatas yang penting untuk diperhatikan, ada hal lain yang tidak kalah penting untuk diperhatikan, yaitu jangan lupa masukkan surat undangan resmi tersebut ke dalam amplop yang telah tertulis kepada siapa tujuan surat undangan resmi tersebut ditujukan. Tuliskan tujuan surat undangan resmi dengan nama terang dan alamat yang jelas agar tidak salah alamat.
Demikianlah artikel mengenai beberapa contoh surat undangan resmi dari instansi, perusahaan atau organisasi pada beberapa acara yang resmi. Semoga dapat bermanfaat dan dapat menjadi bahan referensi serta pengetahuan mengenai pembuatan surat undangan resmi ini secara profesional.
Notice: get_currentuserinfo is deprecated since version 4.5.0! Use wp_get_current_user() instead. in /home5/ftgamble/contohsurat.org/wp-includes/functions.php on line 4654
Notice: Trying to access array offset on value of type bool in /home5/ftgamble/contohsurat.org/wp-content/themes/blog/content-single.php on line 229
Notice: Undefined index: ct_comments_type in /home5/ftgamble/contohsurat.org/wp-content/themes/blog/content-single.php on line 335
Notice: Trying to access array offset on value of type null in /home5/ftgamble/contohsurat.org/wp-content/themes/blog/content-single.php on line 335
Notice: Undefined index: ct_comments_type in /home5/ftgamble/contohsurat.org/wp-content/themes/blog/content-single.php on line 349
Notice: Trying to access array offset on value of type null in /home5/ftgamble/contohsurat.org/wp-content/themes/blog/content-single.php on line 349