Contoh Surat Niaga Penawaran dalam Berbagai Hal

surat niaga adalah suatu surat yang digunakan dalam kegiatan perniagaan yang dikeluarkan oleh perorangan ataupun perusahaan dalam rangka menjalankan usahanya untuk mendapatkan suatu keuntungan. Surat niaga ini dapat bersifat intern atau ekstern. Maksud dari intern disini adalah jadi surat ini dapat dipakai sebagai komunikasi yang ruang lingkupnya masih dalam satu perusahaan itu sendiri. Sedangkan maksud dari ekstern, surat ini dipakai untuk berhubungan dengan perusahaan atau badan usaha yang lain.

Surat niaga dibagi menjadi beberapa jenis. Salah satunya adalah surat penawaran. Surat niaga yang berupa surat penawaran Merupakan surat yang dibuat oleh penjual kepada calon pembeli yang berisi mengenai informasi barang atau jasa yang akan dijual kepada calon pembeli. Biasanya surat ini merupakan surat balasan dari surat permintaan penawaran. Dalam surat ini penjual harus menarik perhatian calon pembeli agar berminat terhadap produk atau jasanya melalui gaya bahasa dan kejelasan yang dijualnya.

Karena surat niaga ini termasuk kedalam salah satu surat resmi, maka didalamnya harus mengikuti aturan baku yang ada di dalam surat resmi. Dalam membuat surat resmi harus mengikuti peraturan baku yang sudah ada. Dengan begitu surat yang telah dibuat bisa diterima oleh semua kalangan. Secara garis besar dalam sebuah surat biasanya memiliki format seperti bagian pembuka, isi surat dan terakhir adalah penutup. Berikut adalah bagian dari surat resmi.

1. Kepala atau Kop Surat Resmi

Dalam menulis surat resmi, keberadaan kop surat sangatlah penting. Adanya kop surat menunjukan dari lembaga mana surat tersebut berasal. Keberadaan kop surat merupakan suatu penegasan bahwa surat yang dikeluarkan tersebut merupakan surat resmi dari lembaga atau perusahaan yang mengeluarkan surat. Dalam sebuah kop surat setidaknya harus memiliki 5 bagian agar orang yang menerima surat mengetahui asal surat secara jelas. Kelima bagian kop surat tersebut adalah sebagai berikut.

1. Nama lembaga, instansi atau perusahaan.
2. Alamat Lengkap perusahaan, lembaga atau instansi.
3. Kontak yang bisa dihubungi seperti nomor telpon, fak atau email.
4. Kode Pos
5. Logo dari lembaga, perusahaan, atau instansi.

Tidak semua kop surat menyertakan kelima bagian di atas karena berbagai alasan. Sedangkan untuk penulisannya biasanya menggunakan huruf kapital yang diperbesar dan dipertebal. Untuk penulisan kop surat umumnya menggunakan rata tengah, tetapi terkadang ada juga yang menggunakan rata kiri atau kanan.

2. Identitas Surat

Identitas surat sangat penting biasanya terdiri dari nomor surat, sifat surat, lampiran surat dan perihal dari surat tersebut. Nomor surat pada surat resmi merupakan salah satu bagian yang memiliki fungsi sangat penting. Pada bagian ini tidak bisa dibuat sembarangan, karena setiap karakter yang ada pada nomor surat resmi memiliki makna dan arti. Orang yang telah lama berkecimpung dalam surat menyurat tentu sudah tahu benar bagaimana tata cara penulisan nomor surat dengan baik dan benar.

Sedangkan Lampiran surat merupakan suatu dokumen tambahan yang di lampirkan ke dokumen utama. Lampiran biasanya berisi dokumen pendukung yang menguatkan dokumen utama seperti foto kegiatan, laporan keuangan lebih mendetail dan lain sebagainya.Selanjutnya pada bagian lain terdapat tujuan surat (nama organisasi/ perorangan ataupun jabatan) dan alamat tujuan surat secara umum. Banyak yang tidak terlalu memperhatikan penulisan alamat surat, sehingga banyak terjadi kekeliruan dalam penulisannya, khususnya dalam menulis alamat dalam surat resmi. Berikut adalah hal-hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat surat.

• Alamat surat biasa terdapat pada dua tempat yaitu di bagian sampul dan di awal surat.
• Alamat surat yang ditulis pada bagian sampul harus berisi alamat lengkap. sedangkan untuk alamat yang ditulis pada bagian surat biasanya tidak selengkap alamat yang ditulis di sampul.
• Penggunaan kata “kepada” tidak wajib digunakan karena sia-sia.
• Kata “Yang Terhormat” bisa disingkat dengan “Yth”
• Penulisan sebutan seperti ibu, bapak atau Sdr/Sdri wajib digunakan bila diikuti dengan nama orang.
• Kata “Jalan” tidak perlu disingkat, dan penulisan alamat tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.

3. Tempat dan Tanggal Surat

Tempat dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi serta kapan ditulisnya surat tersebut. Tetapi apabila lokasi penulisan surat sudah dinyatakan pada kop surat, maka dalam hal ini tidak perlu ditulis kembali, cukup tangganya saja. Lokasi penulisan tempat dan tanggal surat biasanya berada di pojok kanan atas sejajar dengan nomor surat. Nama tempat biasanya ditulis mendahului tanggal surat. Penulisan nama tempat dan tanggal dipisah dengan tanda koma dan diakhiri dengan tanda titik.

4. Salam Pembuka dan Penutup

Penulisan salam sebaiknya menggunakan kata-kata umum yang biasa digunakan dalam percakapan resmi seperti salam sejahtera, atau kalau satu keyakinan bisa menggunakan salam yang diajarkan oleh agama masing-masing. Penulisan salam pada surat resmi biasanya diakhiri dengan huruf koma.

5. Isi Surat Resmi

Pada bagian isi surat merupakan bagian pokok dari surat yang memuat atau pesan atau informasi yang ingin disampaikan kepada penerima surat. Isi surat sebaiknya menggunakan bahasa yang baku, baik dan benar serta padat dan informatif. Selain itu, harus ringkas dan mudah untuk dimengerti oleh penerima surat. Pemilihan kalimat serta kata yang digunakan juga merupakan faktor penting dari isi surat resmi. Isi surat ini biasanya di taruh pada tengah surat yang berisi tentang penjelasan maksud dan tujuan dari sebuah surat.

6. Penutup surat Resmi

Penutup surat harus menggunakan kalimat yang baik dan benar. Selain itu pada bagian penutup biasanya juga di lengkapi dengan jabatan, nama dan NIK, dan juga tanda tangan orang yang membuat surat. Selain itu juga adanya tembusan surat, kepada siapa saja surat ini ditujukan dalam satu lembaga tersebut.

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat beberapa contoh surat niaga penawaran dalam berbagai hal berikut di bawah ini.

Setelah mengetahui contoh surat niaga, ada baiknya kita mengetahui Hal-hal yang harus di perhatikan dalam membuat surat niaga. Hal – hal tersebut antara lain:

• Menetapkan tujuan
• Menetapkan isi surat
• Nama dan jenis barang
• Merk dan kualitas barang
• Banyak barang yang ditawar
• Penetapan tata urutan isi surat
• Menyelesaikan setiap bagian isi surat satu-persatu
• Hindari penggunaan singkatan

Itulah mengenai contoh surat niaga dalam berbagai hal. Semoga dapat menjadi bahan referensi dalam membuat surat niaga yang baik dan benar dengan format yang resmi.