Contoh Surat Penawaran Produk format Profesional

Surat Penawaran merupakan surat yang dibuat oleh penjual kepada calon pembeli yang berisi mengenai informasi barang atau jasa yang akan dijual kepada calon pembeli. Surat ini dikirimkan bisa kerena inisiatif penjual atau bisa juga karena sebelumnya pembeli telah mengirimkan surat permintaan penawaran kepada penjual. Tetapi biasanya surat ini merupakan surat balasan dari surat permintaan penawaran. Dalam surat ini penjual harus menarik perhatian calon pembeli agar berminat terhadap produk atau jasanya melalui gaya bahasa dan kejelasan yang dijualnya. Fungsi dari surat penawaran itu sendiri adalah untuk memajukan pemasaran produksi atau barang, memperkenalkan barang atau produksi kepada masyarakat, khususnya untuk barang – barang baru, memperluas jaringan pemaaran atau distribusi bisnis menyangkut suatu barang atau produksi, serta memelihara hubungan atau relasi dagang agar tidak terputus.

Karena penawaran ini termasuk kedalam salah satu surat resmi, maka didalamnya harus mengikuti aturan baku yang ada di dalam surat resmi. Dalam membuat surat resmi harus mengikuti peraturan baku yang sudah ada. Dengan begitu surat yang telah dibuat bisa diterima oleh semua kalangan. Secara garis besar dalam sebuah surat biasanya memiliki format seperti bagian pembuka, isi surat dan terakhir adalah penutup. Berikut adalah bagian dari surat resmi.

• Kepala atau Kop Surat Resmi. Dalam menulis surat resmi, keberadaan kop surat sangatlah penting. Adanya kop surat menunjukan dari lembaga mana surat tersebut berasal. Keberadaan kop surat merupakan suatu penegasan bahwa surat yang dikeluarkan tersebut merupakan surat resmi dari lembaga atau perusahaan yang mengeluarkan surat. Dalam sebuah kop surat setidaknya harus memiliki 5 bagian agar orang yang menerima surat mengetahui asal surat secara jelas. Kelima bagian kop surat tersebut adalah sebagai berikut.

1. Nama lembaga, instansi atau perusahaan.
2. Alamat Lengkap perusahaan, lembaga atau instansi.
3. Kontak yang bisa dihubungi seperti nomor telpon, fak atau email.
4. Kode Pos
5. Logo dari lembaga, perusahaan, atau instansi.

Tidak semua kop surat menyertakan kelima bagian di atas karena berbagai alasan. Sedangkan untuk penulisannya biasanya menggunakan huruf kapital yang diperbesar dan dipertebal. Untuk penulisan kop surat umumnya menggunakan rata tengah, tetapi terkadang ada juga yang menggunakan rata kiri atau kanan.

• Identitas Surat. Identitas surat sangat penting biasanya terdiri dari nomor surat, sifat surat, lampiran surat dan perihal dari surat tersebut. Nomor surat pada surat resmi merupakan salah satu bagian yang memiliki fungsi sangat penting. Pada bagian ini tidak bisa dibuat sembarangan, karena setiap karakter yang ada pada nomor surat resmi memiliki makna dan arti. Orang yang telah lama berkecimpung dalam surat menyurat tentu sudah tahu benar bagaimana tata cara penulisan nomor surat dengan baik dan benar. Sedangkan Lampiran surat merupakan suatu dokumen tambahan yang di lampirkan ke dokumen utama. Lampiran biasanya berisi dokumen pendukung yang menguatkan dokumen utama seperti foto kegiatan, laporan keuangan lebih mendetail dan lain sebagainya.Selanjutnya pada bagian lain terdapat tujuan surat (nama organisasi/ perorangan ataupun jabatan) dan alamat tujuan surat secara umum. Banyak yang tidak terlalu memperhatikan penulisan alamat surat, sehingga banyak terjadi kekeliruan dalam penulisannya, khususnya dalam menulis alamat dalam surat resmi. Berikut adalah hal-hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat surat.

1. Alamat surat biasa terdapat pada dua tempat yaitu di bagian sampul dan di awal surat.
2. Alamat surat yang ditulis pada bagian sampul harus berisi alamat lengkap. sedangkan untuk alamat yang ditulis pada bagian surat biasanya tidak selengkap alamat yang ditulis di sampul.
3. Penggunaan kata “kepada” tidak wajib digunakan karena sia-sia.
4. Kata “Yang Terhormat” bisa disingkat dengan “Yth”
5. Penulisan sebutan seperti ibu, bapak atau Sdr/Sdri wajib digunakan bila diikuti dengan nama orang.
6. Kata “Jalan” tidak perlu disingkat, dan penulisan alamat tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.

•  Tempat dan Tanggal Surat. Tempat dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi serta kapan ditulisnya surat tersebut. Tetapi apabila lokasi penulisan surat sudah dinyatakan pada kop surat, maka dalam hal ini tidak perlu ditulis kembali, cukup tangganya saja. Lokasi penulisan tempat dan tanggal surat biasanya berada di pojok kanan atas sejajar dengan nomor surat. Nama tempat biasanya ditulis mendahului tanggal surat. Penulisan nama tempat dan tanggal dipisah dengan tanda koma dan diakhiri dengan tanda titik.
• Salam Pembuka dan Penutup. Penulisan salam sebaiknya menggunakan kata-kata umum yang biasa digunakan dalam percakapan resmi seperti salam sejahtera, atau kalau satu keyakinan bisa menggunakan salam yang diajarkan oleh agama masing-masing. Penulisan salam pada surat resmi biasanya diakhiri dengan huruf koma.
• Isi Surat Resmi. Pada bagian isi surat merupakan bagian pokok dari surat yang memuat atau pesan atau informasi yang ingin disampaikan kepada penerima surat. Isi surat sebaiknya menggunakan bahasa yang baku, baik dan benar serta padat dan informatif. Selain itu, harus ringkas dan mudah untuk dimengerti oleh penerima surat. Pemilihan kalimat serta kata yang digunakan juga merupakan faktor penting dari isi surat resmi. Isi surat ini biasanya di taruh pada tengah surat yang berisi tentang penjelasan maksud dan tujuan dari sebuah surat.
• Penutup surat Resmi. Penutup surat harus menggunakan kalimat yang baik dan benar. Selain itu pada bagian penutup biasanya juga di lengkapi dengan jabatan, nama dan NIK, dan juga tanda tangan orang yang membuat surat. Selain itu juga adanya tembusan surat, kepada siapa saja surat ini ditujukan dalam satu lembaga tersebut.

Membuat surat penawaran produk cukup mudah, namun ada beberapa poin penting yang harus dimuat dalam surat penawaran produk tersebut, yaitu deskripsi tentang sebuah produk, harga, cara pemesanan, cara pembayaran dan lain-lain. Berkenaan dengan susunan atau bagian-bagian dari surat ini dapat dilihat dibawah ini :

1. Kepala Surat/Kop Perusahaan/Kop Toko (jika ada)
2. Tempat dan Tanggal Surat
3. Nomor Surat
4. Perihal
5. Lampiran
6. Isi
7. Tanda tangan (Direktur/Manager/Pimpinan)

Untuk membuat surat penawaran produk yang baik, kita dapat memperhatikan cara penulisan surat penawaran yang baik berikut.

• Paragraf pertama dari surat penawaran berisi tentang:

1. Pemberitahuan tentang hasil produksi atau produk-produk yang dimiliki
2. Sehubungan dengan iklan yang dibaca, atau sehubungan dengan kelanjutan pembicaraan, dan lain-lain

• Surat penawaran berisi tentang informasi lengkap mengenai detail produk yang ditawarkan yang bertujuan untuk memberikan keyakinan pada calon pembeli
• Pada paragraf penutup berisi tentang himbauan untuk menjalin sebuah kerja sama yang saling menguntungkan

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat beberapa contoh surat penawaran produk dengan format professional berikut di bawah ini.

Untuk membuat surat penawaran yang baik Terdapat banyak hal yang harus kita perhatikan dalam membuat surat penawaran. Hal – hal tersebut antara lain adalah:

• Surat penawaran merupakan surat yang dikeluarkan oleh penjual kepada calon buyer, yang berisikan informasi tentang perusahaan penjual dan barang yang diproduksi agar diketahui oleh calon pembeli. Baik itu nama kita sebagai pembuat surat, nama perusahaan maupun lembaga, serta posisi ataupun peran kita untuk orang yang kita tawarkan
• Memakai bahasa yang baik atau sopan dan jelas, serta tidak terlihat memaksa
• Menjelaskan maksud mengapa kita membuat surat penawaran dan kenapa orang yang kita berikan surat penawaran layak menerima surat penawaran dari kita sehingga akan terjadi sebuah transaksi pembelian produk
• Memakai format surat yang baik dari mulai pembukaan , isi sampai penutup. Serta tunjukkan hal – hal lain yang informative bagi pembaca surat penawaran.
• Menjelaskan dengan jelas, bagaimana tindak lanjut pembaca surat penawaran jika tertarik dengan surat penawaran yang kita berikan.

Selain itu, Isi surat penawaran setidaknya harus mengandung beberapa informasi berikut:

• Nama perusahaan yang mengajukan penawaran, bidang usaha yang dijalankan
• Gambaran kemampuan perusahaan yang dimiliki, tenaga ahli dan peralatan yang digunakan
• Rekam jejak, proyek atau pekerjaan yang pernah ditangani serta prospek yang dikehendaki oleh penjual
• Bila melakukan penawaran kepada instansi resmi maka harus melampirkan daftar rekam jejak (TDR), surat izin perdagangan (SIUP) dan nomor pokok wajib pajak (NPWP)

Demikianlah mengenai contoh surat penawaran produk dengan format professional. Semoga contoh surat penawaran ini dapat menjadi bahan referensi yang baik dalam membuat surat penawaran produk secara resmi.