Contoh Surat Undangan Ulang Tahun Format Resmi dan Tidak Resmi

Ketika kita akan mengadakan suatu acara atau kegiatan dan akan dihadiri oleh beberapa atau banyak orang, kita harus mengundang orang tersebut melalui undangan. Dan agar formal, undangan tersebut harus ditulis pada surat undangan.  Acara – acara yang kita adakan dan mengundang orang lain melalui  surat undangan ini tidak terpaku pada suatu instansi saja, tetapi bisa juga pada sebuah organisasi atau bahkan perorangan. Misalnya seperti acara rapat, acara pernikahan, syukuran, ulang tahun, dan lain sebagainya.

Untuk membuat surat undangan ini tidak sulit, cukup mudah. Yang terpenting tetap memakai bahasa yang baik dan sopan serta tidak bertele – tele, tercantum jelas nama yang mengadakan acara, nama orang yang diundang, waktu berlangsungnya acara atau kegiatan, dan tempat berlangsungnya acara atau kegiatan. Cantumkan juga orang – orang penting yang diundang. Biasanya ditulis dengan kata turut mengundang. Jika memang ada. Dan orang yang tercantum namanya pada yang turut mengundang adalah orang yang sudah cukup dikenal oleh semua tamu undangan yang diundang, tokoh masyarakat, atau tetua (orang yang dituakan).

surat undangan ini ada yang berbentuk resmi dan ada juga yang tidak resmi. Untuk surat undangan yang resmi, termasuk kedalam salah satu jenis surat resmi. Surat resmi sendiri berfungsi sebagai media komunikasi yang dapat memberikan informasi kepada pihak lain, yang dapat dipertanggung jawabkan keabsahannya secara umum. Dan membuat surat undangan resmi ini juga tidak boleh sembarangan, karena surat undangan resmi yang kita buat dan sebarkan dapat menggambarkan citra dari suatu perusahaan, instansi atau organisasi kita.

Oleh karena itu didalamnya harus terdapat ciri – ciri surat resmi seperti memakai bahasa resmi yang baik, baku, dan bahasa yang sesuai EYD, bahasanya singkat, jelas, dan padat, serta terdapat nomor surat dan perihal surat serta lampiran jika ada, kop surat lembaga/ organisasi yang membuatnya, tanda tangan serta stempel atau cap basah. Untuk dapat membuat surat undangan resmi yang baik, kita harus mempunyai kemampuan menulis surat resmi yag baik pula seperti memiliki kemampuan dalam menguasai bahasa yang dipakai dalam surat resmi, memiliki kemampuan dalam menguasai bentuk atau gaya surat resmi, memiliki ide atau tema yang jelas untuk disampaikan dalam surat, dan memiliki kemampuan untuk menulis urutan masalah dengan runtut dan baik.

Sedangkan pada surat undangan yang tidak resmi, bahasa yang dipakai tidak perlu yang resmi, asalkan masih jelas dan tidak menimbulkan ambigu. Biasanya surat undangan yang tidak resmi dibuat untuk acara yang tidak resmi pula. Misalnya acara ulang tahun pribadi, atau acara pribadi lainnya yang bersifat non formal.

Terdapat beberapa hal penting lainnya yang harus ada dalam surat undangan. Diantaranya adalah seperti :

• • Peta Lokasi. Peta lokasi pada surat undangan adalah salah satu komponen yang penting yang harus dimuat dalam surat undangan.  Peta lokasi pada undangan suatu acara/ kegiatan yang dibuat atau diselenggarakan cukup penting ada dalam undangan walaupun mungkin tidak akan terasa berguna bagi yang merasa sudah mengenal baik keluarga yang akan melangsungkan acara atau kegiatan. Tetapi bagi para calon tamu yang sudah lama tidak bertemu atau lokasi acara atau kegiatan bukan di rumah sang pemilik acara atau kegiatan atau lokasi acara atau kegiatan bukan berada di tempat yang strategis, peta lokasi ini sangat penting ada dalam surat undangan.

• • Bahasa. Gunakanlah bahasa yang baik dan sopan dalam surat undangan suatu acara atau kegiatan. Walaupun surat undangan ini bukan merupakan surat yang 100% resmi karena tidak terdapat nomor surat atau kop surat yang merupakan ciri utama surat resmi.

• Desain. Design surat undangan perlu juga kita perhatikan. Yang paling penting adalah dari tata letak tulisan, jenis dan ukuran huruf yang digunakan, dan warna latar surat undangan. Jangan sampai surat undangan malah tidak jelas terbaca yang mengakibatkan orang salah membaca sehingga salah informasi karena tulisan yang terlalu kecil, warna latar yang terlalu terang atau warna tulisan terlalu terang atau tidak kontras antara warna tulisan dan warna latar surat. Selalu pastikan semua jelas terbaca. Dan tidak membuat orang sulit untuk membaca surat undangan yang kita buat. Tidak perlu mewah,  desain yang minimalis bisa jadi pilihan yang sangat cocok.

Pada kesempatan kali ini, kita akan membahas mengenai surat undangan ulang tahun. Surat undangan ulang tahun adalah sebuah surat yang dibuat untuk memberitahukan kepada pihak lain yang dimaksud untuk menghadiri sebuah acara ulang tahun pada waktu dan tempat yang telah ditentukan. Surat undangan ulang tahun biasanya dibuat dalam jumlah banyak. Maka pembuatannya bisa dilakukan secara distensil. Dengan begitu, orang yang diberi tugas untuk membuat surat undangan tersebut cukup menuliskan nama dan alamat orang/pihak yang dituju. Sebagaimana yang kita ketahui bahwasanya acara ulang tahun tidak akan meriah jika tidak dihadiri oleh kerabat, teman ataupun sahabat kita. Maka agar acara ulang tahun menjadi lebih meriah, mengundang para kerabat adalah satu hal yang patut kita lakukan. Nah disinilah peran dari surat undangan ulang tahun ini.

Contoh Surat Undangan Lainnya Terbaru 2019 :

• Contoh Surat Undangan Rapat Dinas Yang Resmi dan Benar
• Contoh Surat Undangan Alumni yang Resmi
• Contoh Surat Undangan Arisan Sederhana
• Contoh Surat Undangan Syukuran yang Mudah dan Sederhana
• Contoh Surat Undangan Pengajian Pernikahan yang Benar

Membuat surat undangan ulang tahun tidaklah berbeda jauh dengan pembuatan surat undangan pada umumnya. Perbedaannya hanya terletak dalam penggunaan bahasanya,. Jika meruakan surat undangan yang berisfat pribadi, maka bahasa yang digunakan dalam surat undangan ulang tahun lebih santai atau tidak baku seperti surat undangan yang dibuat pada umumnya. Hal ini dikarenakan acara ulang tahun bukanlah acara resmi sehingga tidak memerlukan surat undangan yang bersifat resmi. Berbeda halnya jika surat undangan ulang tahun yang dikeluarkan oleh suati instansi, perusahaan ataupun organisasi yang resmi, maka format surat yang dipakai adalah format surat resmi.

Adapun bagian-bagian dari surat undangan ulang tahun ialah sebagai berikut :

• Salam Pembuka
• Isi Undangan (tempat dan waktu)
• Salam Penutup
• Nama Pengundang

Dan untuk lebih jelasnya, berikut ini merupakan contoh surat undangan ulang tahun, baik yang formatnya resmi maupun tidak resmi sebagai contoh dari surat undangan yang baik.

Penting untuk diingat, karena tadi sudah diberitahukan bahwa pada jenis surat undangan ulang tahun ada yang bersifat resmi dan tidak resmi dan yang bersifat resmi tersebut merupakan salah satu jenis surat resmi, maka dalam pembuatan surat undangan resmi ini harus menggunakan bahasa baku dan langsung pada permasalahannya tidak perlu bertele-tele. Tambahkan catatan khusus jika diperlukan, seperti pakaian yang harus digunakan atau berkas yang perlu dibawa pada saat acara berlangsung. Selain itu bagian – bagian penting dari surat undangan resmi juga sangat penting untuk diperhatikan. Bagian – bagian penting dari surat undangan resmi ini harus diperhatikan, diantaranya adalah :

• Kepala Surat Undangan

Kepala Surat Undangan atau Kop surat berisi Logo, Nama dan Alamat dari organisasi pengirim surat undangan, yaitu bisa dari organisasi masyarakat/ keagamaan, pemerintahan, perusahan swasta, sekolah dan lain-lain. Logo bisanya identik dengan organisasi tersebut. Adanya kop surat ini menunjukan dari lembaga mana surat tersebut berasal. Keberadaan kop surat merupakan suatu penegasan bahwa surat yang dikeluarkan tersebut merupakan surat resmi dari lembaga atau perusahaan yang mengeluarkan surat. Dalam sebuah kop surat setidaknya harus memiliki 5 bagian agar orang yang menerima surat mengetahui asal surat secara jelas. Kelima bagian kop surat tersebut adalah sebagai berikut.

1. Nama lembaga, instansi atau perusahaan.
2. Alamat Lengkap perusahaan, lembaga atau instansi.
3. Kontak yang bisa dihubungi seperti nomor telpon, fak atau email.
4. Kode Pos
5. Logo dari lembaga, perusahaan, atau instansi.

Tidak semua kop surat menyertakan kelima bagian di atas karena berbagai alasan. Sedangkan untuk penulisannya biasanya menggunakan huruf kapital yang diperbesar dan dipertebal. Untuk penulisan kop surat umumnya menggunakan rata tengah, tetapi terkadang ada juga yang menggunakan rata kiri atau kanan.

• Identitas Surat Undangan

Identitas surat undangan sangat penting biasanya terdiri dari nomor surat undangan, sifat surat undangan, lampiran surat undangan dan perihal dari surat undangan tersebut. Selanjutnya pada bagian lain terdapat tujuan surat undangan (nama organisasi/ perorangan ataupun jabatan) dan alamat tujuan surat undangan secara umum. Untuk itu perlu kita memperhatikan tata cara penomoran surat dan tata cara penulisan tujuan surat.

• Isi Surat/Pesan Undangan

Pada bagian isi surat undangan merupakan bagian pokok dari surat undangan yang memuat atau pesan atau informasi yang ingin disampaikan kepada penerima surat undangan. Untuk surat udangan biasanya memuat hari, waktu, tempat dan agenda pelaksanaan kegiatan atau acara. Isi surat undangan sebaiknya menggunakan bahasa yang baku, baik dan benar serta padat dan informatif.

• Kaki Surat Undangan

Pada bagian kaki surat atau bagian terakhir dari surat undangan ini, surat undangan biasanya memuat nama/ pangkat pengirim surat undangan disertai dengan tanda tangan dan cap dari organisasi. Selain itu dapat juga ditambahkan dengan Tembusan bagi pihak yang berkepentingan pada acara atau kegiatan yang diselenggarakan.

Selain dari bagian – bagian surat undangan resmi tersebut diatas yang penting untuk diperhatikan, ada hal lain yang tidak kalah penting untuk diperhatikan, yaitu jangan lupa masukkan surat undangan resmi tersebut ke dalam amplop yang telah tertulis kepada siapa tujuan surat undangan resmi tersebut ditujukan. Tuliskan tujuan surat undangan resmi dengan nama terang dan alamat yang jelas agar tidak salah alamat.

Demikianlah artikel mengenai beberapa contoh surat undangan ulang tahun yang resmi dan tidak resmi pada beberapa ruang lingkup. Semoga dapat bermanfaat dan dapat menjadi bahan referensi mengenai pembuatan surat undangan ulang tahun yang baik dengan format yang profesional.