12 Bagian Bagian Surat Resmi Profesional (#Umum)

Sudah tidak asing lagi jika mendengar kata surat, ya suratt adalah salah satu cara untuk mengirimkan pesan. Meski sekarang jaman sudah canggih, dapat mengirim informasi melalui sms, wa, bbm, line, dan lain sebagainya. Tapi ternyata surat tetap masih berfungsi, biasanya surat difungsikan pada dinas-dinas resmi yang tentunya membutuhkan bukti-bukti resmi terhadap apa yang dihadapi. Itulah sebabbnya surat masih digunakan pada dinas-dinas ataupun perusahaan yang masih legal.

Karena surat lembaran akan dijadikan bukti otentik sekaligus sebagai bahan untuk pengarsipan, dengan adanya pengarsipan dengan begitu perusahaan akan lebih mudah jika akan mencari suatu bukti yang otentik dikemudian harinya. Surat ada berbagai jenis diantaranya

1. Surat dinas
2. Surat undangan
3. Surat pribadi
4. Surat resmi

Meskipun begitu banyak macam jenis surat tetapi pada dasarnya bagian-bagian surat pada setiap jenis surat adalah hampir sama. Ada kepala surat sampai dengan tembusan. Adapun rinciannya sebagai berikut

1. Kepala surat

Case Study Contoh Kepala Surat : Lamaran kerja

Bagian surat yang paling utama adalah kepala surat. Kepala surat ini berfungsi untuk mengenalkan identitas diri suatu perusahaan bila itu adalah surat yang resmi, seperti undangan, surat dinas, surat niaga dan lainnya. Terkecuali surat pribagi seperti undangan ulang tahun, surat keluarga, surat lamaran pekerjaan ini biasanya tidak menggunakan kepala surat.

Kepala surat biasa diartikan sebagai kop surat, adapun yang terkandung dalam kop surat adalah

1. Nama Instansi : untuk memudahkan instansi lain mengenali instansi anda
2. Lambing atau logo : karena hampir banyak nama instansi yang sama, lambang atau logo ini beranfaat sebagai pengenalan ciri khas dari instansi tersebut. Semisal instansi yang memiliki cabang yang banyak, biasanya memiliki logo yang tetap
3. Alamat : sangat berfungsi untuk mengenal dimana letak perusahaan tersebut, sehingga mudah dalam melacak keberadaannya
4. Nomor telepon, faksimail, dan email : dapat mempermudah untuk alat komunikasi jika akan menghubungi kembali.

2 Tempat dan tanggal surat

Dalam setiap surat pasti ada tempat dan tanggal surat, hal ini berfungsi untuk mengetahui, kapan surat itu di buat dan dimana lokasi pembuatannya. Namun biasanya yang sudah memiliki kop surat tidak memerlukan menyebutkan lokasi surat tersebut. Selain berfungsi untuk mengetahui kapan surat dibuat dan dimana lokasinya, tanggal surat ini dapat digunakan sebagai alat untuk mempermudah pengarsipan. Biasanya diperusahaan besar akan mencatan surat-surat yang telah masuk.

Contoh :

• Magelang, 13 Januari 2016 (jika tidak ada kop surat)
• 14 Februari 2016 ( jika ada kop surat)

3 Nomor surat

Adapun nomor surat juga digunakan sebagai pengarsipan, biasanya untuk surat keluar agar mempermudah perusahaan mencari kembali, sehingga diperlukan nomor surat. Dan dapat mengetahui sudah berapa suarat yang dikeluarkan perusahaan itu. Nomor surat biasanya meliputi, nomor urut surat, kode surat, bulan dan tahun pembuatan.

Contoh :

Nomor : 123/CBB/II/2016

123 : merupakan nomor urut surat, itu artinya perusahaan telah mengelurakan surat sebanyak 123 kali.

CBB: merupakan kode dari surat tersebut. Missal OSIS berarti kode adalah OSIS, PT Arya dapat dikodekan menjadi PA, dan lain sebagainya sesuai keinginan perusahaan memberi kode surat pada perusahaan tersebut.

II : menunjukan bulan pembuatan suarat, bila bulan januari maka kode tersebut akan tertera I. bila bulan desember maka kode tersebut adala XII begitu seterusnya.

2016 : menyatakan tahun pembuatan saurat tersebut

4. Perihal surat

Untuk mengetahui hal apa yang akan dibahas disurat tersebut

Contoh :

Prihal : undangan

Berarti apaapun yang dibahas disurat ini adalah mengenai undangan, jadi sebelum membaca sudah mengetahui bahwa surat itu isinya adalah undangan

Prihal : keputusan

Berarti isi surat tersebut adalah sebuah keputusan yang telah disepakati, jadi sebelum membaca isi sudah ada gambaran apa isi surat terserbut

5. Lampiran

Biasnya hanya menyebutkan berapa jumlah lampiran itu.

Contohnya :

Lampiran : 1 bendel

Lampiran : 1 lembar

Jadi berapa jumlah lampiran yang ada sudah terlihat pada bagian lampiran tersebut

6. Alamat surat

Maksudnya adalah alamat yang ingin dituju.

Contoh

Yth. Rini Yuliana

Jalan Cahaya sakti 15

Yogyakarta

Contoh

Kepada

PT Karya Sakti

Jalan Maha Putra 45

Bandung Raya

Jadi alamat yang dituju sudah tertulis dengan jelas, alamat ini biasa juga dituliskan dan dicantumkan pada pencatatan surat keluar. Untuk mengetahui kemana saja surat itu dikirim dan kepada siapa saja surat itu dikirim

7. Salam pembuka

Sebagai rasa hormat biasanya menggunakan salam pembuka seperti

• Assalamu’alaikum
• Dengan Hormat
• Dear Sir

8. Alenia Pembuka

berisi salam pembuka, biasanya juga menyebutkan surat yang terdahulu jika itu berkaitan dengan membalas surat. Jika tidak biasanya hanya menyebutkan pengantar maksud dari apa yang akan dikatakan

Contoh bila surat berkaitan dengan surat yang terdahulu

Menindaklanjuti surat saudara tanggal 14 Februari 2016 nomor 12/DCC/II/2016 tentang penawaran barang elektronika, dengan ini kami berminat untuk memesan produk saudara . . .

Contoh lainnya

Dengan ini kami beritahuakan bahwa . . .

Dengan ini kami bermaksud untuk . . .

9. Alenia Isi

Dalam alenia isi dituliskan apasaja maksud dari penulisan tersebut. Seperti pesan pokok yang akan disampaikan dalam surat tersebut

10. Alenia Penutup

salam penutup dan salam hormat. Berisi ucapan terimakasih, ucapan maaf dan salam penutup.

Contoh

Sekian yang dapat kami sampaikan, kami sangat berharap saudara dapat hadir dalam acara kami, atas perhatian Saudara kami ucapkan terimakasih.

Sekian yang dapat kami sampaikan, atas perhatian dan pertisipasi saudara kami ucapakan terimakasih.

11. Nama jelas pengirim dan tanda tangan

Terdapat nama jelas pihak yang mengirimkan surat dan juga disertai tandatangan serta cap agar terlihat resmi.

Contoh :

Ketua HIMA

Ttd.

Dani

Ketua Panitia

Ttd

Maharani Putri Susanti

12. Tembusan

Tembusan adalah kemana surat itu juga diberikan, jadi penerima surat juga dapat mengetahui kemana saja surat itu dikirimkan

Nah itulah bagian-bagian dari surat. Jadi untuk surat yang lengkap tentunya ada bagian bagian tersebut, sehingga surat menjadi jelas adanya, dan jelas pula isinya. Surat biasanya berisi Bahasa yang baik benar serta baku, tidak bertele-tele dan langsung ke pokok pembahasan. Bagian lengkap bisa anda lihat di : Contoh surat lamaran kerja lengkap.

Jadi seperti itulah bagian surat yang baik dan benar, semoga dapat bermanfaat, sekian dan terimakasih.