Contoh Kop Surat Perusahaan Profesional

Dalam penulisan surat resmi yang baik tentunya harus memenuhi persyaratan sebuah surat resmi yang baik. Bisa saja semua orang dapat menulis surat. Tetapi, apakah surat yang ditulis tadi sudah memenuhi persyaratan yang benar atau belum.  Tentu saja para penulis surat dituntut harus belajar lebih banyak tentang bagaimana cara menulis surat resmi yang benar, tidak hanya sekedar penyampaian maksud dan isi hati semata-mata.

Surat resmi yang baik, didalamnya harus memenuhi standar penulisan surat resmi yang benar. Diantaranya seperti harus memakai bahasa resmi yang baik, baku, dan bahasa yang sesuai EYD, bahasanya singkat, jelas, dan padat, serta terdapat nomor surat, kop surat lembaga/ organisasi yang membuatnya, tanda tangan serta cap basah. Dan berikut ini lebih jelasnya mengenai bagian – bagian dari surat resmi yang  harus diperhatikan, diantaranya adalah :

• Bagian Atas atau Kepala Surat harus berisi : kop surat atau nama beserta identitas institusi, nomor surat, perihal atau tujuan surat, tanggal surat dan penerima surat.
• Bagian tengah surat resmi osis merupakan bagian isi dari surat yang berupa pengumuman ataupun informasi mengenai apa yang akan disampaikan dengan kalimat yang singkat, padat dan jelas.
• Bagian bawah atau bagian akhir dari surat berisi tanda tangan, cap basah dan nama pengirim surat serta jabatannya dan juga tembusan jika ada dan diperlukan.

Dan salah satu bagian penting dari surat resmi adalah kepala surat atau kop surat. Ketika kita akan membuat surat resmi atau kita menerima surat resmi, baik dari instansi perusahaan, sekolah dan lain sebagainya, sebelum ke isi surat, kita pasti akan melihat adanya kop surat yang menjadi bagian dari kepala surat. Kop surat atau kepala surat ini merupakan salah satu bagian penting dari surat resmi. Karena salah satu ciri dari surat resmi adalah adanya kop surat yang merupakan bagian dari kepala surat. Membuat Kop Surat suatu hal yang sangat penting dalam surat menyurat baik itu untuk Lembaga resmi maupun tdak resmi. Adannya kop surat pada surat resmi akan menunjukan identitas dari instasi atau lembaga mana surat itu berasal.

Sebelum membuat kop surat, khususnya dalam membuat kop surat perusahaan, ada baiknya kita mengetahui bagian –bagian dari kop surat itu sendiri. Didalam kop surat, setidaknya memiliki 5 (Lima) bagian yang harus dimuat agar penerima surat dapat mengetahui darimana asal surat tersebut berasal dengan jelas. Bagian- bagian tersebut diantaranya adalah:

• Nama dan Alamat yang jelas dari pengirim surat, yaitu bisa dari organisasi masyarakat/ keagamaan, pemerintahan, perusahan swasta, sekolah dan lain-lain
• Kode pos dari Alamat
• Nomor telepon, fax, atau email,
• Logo instansi, lembaga, orgnisasi atau perusahaan

Bagian – bagian yang sudah tersebut diatas harus tertera, walaupun tidak semua kop surat menyertakan kelima bagian di atas karena berbagai alasan. Ada beberapa misalkan tidak mencantumkan no fax atau alamat email dengan alasan belum punya atau sebagianya. Yang penting harus tertera Khususnya pada nama, alamat, kode pos dan logo, serta nomor kontak. Karena bagian – bagian tersebut merupakan bagian yang paling penting di dalam kop surat.

Dalam membuat kop surat perusahaan, Pemberian logo perusahaan ditujukan untuk menunjukan keresmian surat tersebut. Ketika surat resmi tidak tercantum logo dari suatu perusahaan terkait dipandang kurang formal. Penempatan logo perusahaan tersebut biasanya di samping kiri, tetapi ada beberapa juga yang meletakannya ditengah (di atas nama perusahaan) dan di samping kiri.

Adapun tahapan – tahapan dalam membuat kop surat perusahaan adalah sebagai berikut. Pertama – tama,  tentukan nama, alamat, no telepon, fax, dan email perusahaan/ lembaga/ instansi/ organisasi. Lalu setelah itu masukkan  logo perusahaan/ lembaga/ instansi/ organisasinya.

Untuk lebih jelasnya, bisa diperhatikan beberapa Contoh kop surat perusahaan yang profesional untuk dapat dipakai sebagai surat perusahaan yang baik.

Terdapat beberapa hal penting yang harus diperhatikan di dalam membuat kop surat. Hal tersebut antara lain adalah :

• Nama instansi/ organisasi/ lembaga/ perusahaan harus ditulis dengan huruf kapital
• Gunakanlah huruf kapital pada awal nama instansi, kata jalan, telepon fax, dan kode pos
• Jangan menggunakn p.o.box atau post office box untuk menuliskan kotak pos
• Jangan menggnakan bentuk cable address untuk menuliskan alamat kawat
• Kata telepon dan kotak pos (dan yang lain) diikuti nomor tanpa diikuti tanda titik dua (: )
• Untuk setiap kata sambung ini harus ditulis dalam huruf kecil.
• Tidak menyingkat kata. contoh: Tlp.  (bukan “Telepon”) atau Almt (bukan “Alamat”).
• Kepala surat disusun decara nuntut dan lengkap.

Karena kop surat perusahaan  ini sangat pnting keberadaannya, maka kop surat perusahaan juga dapat menjadi ciri apakah surat yang dibuat itu asi atau palsu dari kop suratnya. Misanya untuk mengetahui surat palsu dari ciri pada bagian kop yaitu sebagai berikut:

1. Perhatikan nama perusahaan yang mengeluarkan surat tersebut pada kop, dan cocokan dengan alamat pada header dari surat tersebut. Bila perlu lakukan crosscheck ke alamat tersebut apakah benar lembaga, instansi, organisasi yang mengeluarkan surat tersebut beralamat kantor di alamat yang tertera di header. Contoh, jika tidak ada kantor dari perusahaan/instansi yang mengeluarkan surat tersebut di alamat yang tercantum pada header, atau tidak sesuai, maka kalian harus curiga.
2. Perhatikan juga alamat contact seperti no telepon, email maupun fax yang ada pada header kop. Jika pada kop header yang di cantumkan alamat contact berupa no hp (handphone) maka kalian wajib waspada. Hal ini dikarenakan no hp bersifat mobile atau berpindah-pindah, sedangkan header dari surat yang resmi umumnya mencantumkan no resmi kantor yang biasanya disertai kode no wilayah pada bagian depannya dan no ini tidak bersifat mobile.
3. Perhatikan juga alamat email yang digunakan pada kop. Sebagai contoh apabila kop bagian header dari surat yang kita terima berasal dari perusahaan yang besar, tapi alamat emailnya menggunakan alamat email gratisan, misalnya seperti ptunilever@gmail.com atau ptunilever@yahoo.com maka kita wajib waspada dan curiga. Hal ini dikarenakan perusahaan yang mengeluarkan surat tersebut memiliki website resmi yang beralamat di ptunilever.com atau ptunilever.co.id sehingga email yang seharusnya tercantum di header adalah email dengan akhiran website resmi mereka, misalnya info@ptunilever.co.id
4. Website resmi juga di era teknologi yang berkembang pesat ini menjadi salah satu bahan autentik resminya surat tersebut. Misalnya yang tercantum di header www.ptunilever.co.id maka surat ini bisa dikatan resmi dari perusahaan Unilever dikarenakan domain co.id atau .com yang memiliki arti komersial Indonesia atau komersial internasional dan bukan domain sembarangan, jika di bagian header tercatum web resmi, dan ternyata cocok juga dengan email resmi yang berakhiran ptunilever.co.id  atau pt.unilever.com pada kop tersebut bukan menggunakan email gratisan seperti yahoo maupun gmail.

Itulah mengenai beberapa Contoh kop surat perusahaan profesional yang resmi yang dapat dipakai sebagai referensi dalam membuat surat resmi yang baik dan benar.