Contoh Kop Surat yang Resmi

Ketika kita akan membuat surat resmi atau kita menerima surat resmi, baik dari instansi perusahaan, sekolah dan lain sebagainya, sebelum ke isi surat, kita pasti akan melihat adanya kop surat yang menjadi bagian dari kepala surat. Kop surat atau kepala surat ini merupakan salah satu bagian penting dari surat resmi. Karena salah satu ciri dari surat resmi adalah adanya kop surat yang merupakan bagian dari kepala surat. Membuat Kop Surat suatu hal yang sangat penting dalam surat menyurat baik itu untuk Lembaga resmi maupun tdak resmi. Adannya kop surat pada surat resmi akan menunjukan identitas dari instasi atau lembaga mana surat itu berasal.

Sebelum membuat kop surat, ada baiknya kita mengetahui bagian –bagian dari kop surat itu sendiri. Didalam kop surat, setidaknya memiliki bagian yang harus dimuat agar penerima surat dapat mengetahui darimana asal surat tersebut berasal dengan jelas. Bagian –  bagian tersebut diantaranya adalah:

1. Nama dan Alamat yang jelas dari pengirim surat, yaitu bisa dari organisasi masyarakat/ keagamaan, pemerintahan, perusahan swasta, sekolah dan lain-lain,
2. Kode pos dari Alamat,
3. Nomor telepon, fax, atau email,
4. Logo instansi, lembaga, orgnisasi atau perusahaan.

Bagian – bagian yang sudah tersebut diatas harus tertera.walaupun tidak semua kop surat menyertakan kelima bagian di atas karena berbagai alasan. Ada beberapa misalkan tidak mencantumkan no fax atau alamat email dengan alasan belum punya atau sebagianya. Yang penting harus tertera Khususnya pada nama, alamat, kode pos dan logo, serta nomor kontak. Karena bagian – bagian tersebut merupakan bagian yang paling penting di dalam kop surat.

Pemberian logo perusahaan/ lembaga/ instasnsi/ organisasi ditujukan untuk menunjukan keresmian surat tersebut. Ketika surat resmi tidak tercantum logo dari suatu perusahaan/lembaga/instansi terkait dipandang kurang formal. Penempatan logo perusahaan/lembaga/instansi tersebut biasanya di samping kiri, tetapi ada beberapa juga yang meletakannya ditengah (di atas nama perusahaan/lembaga/instansi) dan di samping kiri.

Adapun tahapan – tahapan dalam membuat kop surat adalah sebagai berikut. Pertama – tama,  tentukan nama, alamat, no telepon, fax, dan email perusahaan/ lembaga/ instansi/ organisasi. Lalu setelah itu masukkan  logo perusahaan/ lembaga/ instansi/ organisasinya.

Untuk lebih jelasnya, bisa diperhatikan beberapa Contoh kop surat yang resmi untuk dapat dipakai sebagai surat resmi yang baik.

Terdapat beberapa hal penting yang harus diperhatikan di dalam membuat kop surat. Hal tersebut antara lain adalah :

• Nama instansi/ organisasi/ lembaga/ perusahaan harus ditulis dengan huruf kapital,
• Gunakanlah huruf kapital pada awal nama instansi, kata jalan, telepon fax, dan kode pos,
• Jangan menggunakn p.o.box atau post office box untuk menuliskan kotak pos,
• Jangan menggnakan bentuk cable address untuk menuliskan alamat kawat,
• Kata telepon dan kotak pos (dan yang lain) diikuti nomor tanpa diikuti tanda titik dua (: ),
• Kepala surat disusun decara nuntut dan lengkap,
• Untuk penulisan kop surat umumnya menggunakan rata tengah, tetapi terkadang ada juga yang menggunakan rata kiri atau kanan.

Karena kop surat ini sangat penting keberadaannya, maka kop surat juga dapat menjadi ciri apakah surat yang dibuat itu asi atau palsu dari kop suratnya. Misanya untuk mengetahui surat palsu dari ciri pada bagian kop yaitu sebagai berikut:

1. Perhatikan nama organisasi, instansi dan lembaga yang mengeluarkan surat tersebut pada kop, dan cocokan dengan alamat pada header dari surat tersebut. Bila perlu lakukan crosscheck ke alamat tersebut apakah benar lembaga, instansi, organisasi yang mengeluarkan surat tersebut beralamat kantor di alamat yang tertera di header. Contoh, jika tidak ada kantor dari perusahaan/instansi yang mengeluarkan surat tersebut di alamat yang tercantum pada header, atau tidak sesuai, maka kalian harus curiga.
2. Perhatikan juga alamat contact seperti no telepon, email maupun fax yang ada pada header kop. Jika pada kop header yang di cantumkan alamat contact berupa no hp (handphone) maka kalian wajib waspada. Hal ini dikarenakan no hp bersifat mobile atau berpindah-pindah, sedangkan header dari surat yang resmi umumnya mencantumkan no resmi kantor yang biasanya disertai kode no wilayah pada bagian depannya dan no ini tidak bersifat mobile.
3. Perhatikan juga alamat email yang digunakan pada kop. Sebagai contoh apabila kop bagian header dari surat yang kita terima berasal dari Pemprov Jatim, tapi alamat emailnya menggunakan alamat email gratisan, misalnya seperti pemprovjabar@gmail.com atau pemprovjabar@yahoo.com maka kalian wajib waspada dan curiga. Hal ini dikarenakan instansi yang mengeluarkan surat tersebut memiliki website resmi yang beralamat di jatimprov.go.id sehingga email yang seharusnya tercantum di header adalah email dengan akhiran website resmi mereka, misalnyainfo@jabarprov.go.id.
4. Website resmi juga di era teknologi yang berkembang pesat ini menjadi salah satu bahan autentik resminya surat tersebut. Misalnya yang tercantum di header www.jabarprov.go.id maka surat ini bisa dikatan resmi dari pemerintah provinsi jatim dikarenakan domain go.id memiliki arti goverment Indonesia dan bukan domain sembarangan, jika di bagian header tercatum web resmi, dan ternyata cocok juga dengan email resmi yang berakhiran jabarprov.go.id pada kop tersebut bukan menggunakan email gratisan seperti yahoo maupun gmail.

Itulah mengenai beberapa Contoh kop surat yang resmi yang dapat dipakai sebagai referensi dalam membuat surat resmi yang baik secara profesional.