80 Contoh Surat Dinas Profesional

Surat dinas adalah suatu surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau lembaga dengan tujuan untuk keperluan dinas. Surat dinas dibagi dalam beberapa jenis yaitu surat dinas sekolah, pendidikan, surat dinas yang resmi dan sebagainya. Surat dinas isinya ditujukan untuk keperluan kedinasan, baik itu pemerintah atau swasta. Karena fungsi kedinasan tidak hanya berlaku di pemerintahan, akan tetapi berlaku juga di instansi atau lembaga swasta. Biasanya isinya berupa urusan seperti penyampaian pengumuman, pemberian suatu izin, pemberian tugas dan lain-lain. Oleh karena itu jika terdapat surat yang dikirimkan dari satu pihak ke pihak lain yang isinya berhubungan dengan kepentingan tugas ataupun kegiatan dinas suatu instansi, maka surat seperti itu disebut surat resmi.

Surat dinas ini dibuat untuk beberapa kepentingan perusahaan atau instansi yang memang membutuhkan pengantar berupa surat dinas. Surat dinas tidak dibuat dan dikeluarkan secara sembarangan, biasanya akan dikeluarkan untuk kebutuhan yang benar-benar mendesak atau penting saja. Sebab surat dinas ini membutuhkan tanggung jawab dari perusahaan atau instansi pembuat.

Terdapat Beberapa fungsi dari surat dinas. Fungsi tersebut diantaranya sebagai berikut.

• Sebagai pedoman pekerjaan, seperti surat intruksi, surat pemberian izin ataupun surat pengambilan keputusan.
• Sebagai alat pengingat, karena surat ini dapat dijadikan arsip bagi instansi.
• Sebagai bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga.
• Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian atau surat kesepakatan.

Surat dinas memiliki ciri – ciri yang membedakannya dengan surat lain, yaitu : Adanya kop surat dan nama instansi ataupun lembaga, Adanya nomer surat dan lampiran, Adanya salam pembuka maupun salam penutup,  Menggunakan bahasa resmi, karena surat dinas merupakan surat resmi, dan Adanya stempel instansi atau lembaga pada surat.

Untuk membuat surat dinas tidaklah sulit, cukup memahami dari bagian – bagian surat dinas tersebut yang sama dengan bagia – bagian dari surat resmi. Bagian – bagian dari surat dinas antara lain adalah :

1. Kop Surat atau kepala surat, yang merupakan bagian teratas dari sebuah surat resmi, biasanya dipakai untuk membedakan surat formal dan surat non formal. Kop surat terdiri dari logo, nama dan alamat instansi atau lembaga. Yang dimana nama mengacu pada induk organisasi, serta pada kop surat terdapat karakteristik atau ciri khas organisasi tersebut.
2. Tanggal surat, yang terdiri dari nama, tempat dan tanggal dibuatnya surat tersebut.
3. Nomor surat, yang terdiri dari kode, nomor urut surat yang dikeluarkan, identitas instansi atau lembaga dan tahun dibuatnya surat tersebut.
4. Lampiran, yaitu merupakan lembaran tambahan yang akan dilampirkan, dapat berupa lembaran kertas lain atau dokumen lain. Jika tidak ada lampiran biasanaya diisi dengan tanda strip.
5. Perihal atau hal, merupakan isi pokok dari surat dinas, seperti misalnya ditujukan kepada siapa atau untuk apa surat tersebut.
6. Terdapat 2 (dua) macam penulisan alamat pada surat dinas, ada untuk perorangan dan ada untuk instansi lain. Jika untuk surat rahasia kata “kepada” tak perlu dipakai sebab sudah ditulis pada amplop. Jika untuk surat dinas terbuka maka memakai “kepada” lalu langsung saja memakai nama instansinya. Akan tetapi jika ditujukan bagi orang banyak harus memakai kata “bapak”, “ibu” dan sebagainya dan kata “Yth” digunakan jika surat ditujukan kepada orang ataupun suatu jabatan.
7. Salam pembuka, yang dipakai untuk menunjukan sopan santun maupun rasa hormat.
8. Isi surat, dimana harus sesuai dengan perihal dan bahasa yang digunakan adalah bahasa resmi yang sopan dan tidak bertele – tele.
9. Salam penutup.
10. Nama Pengirim
11. Tembusan, dipakai jika surat tersebut memang membutuhkan tembusan. Tembusan yaitu pihak-pihak yang mendapatkan tebusan ataupun salinan surat selain yang dialamatkan.
12. Inisial, yang ditempatkan pada bagian kiri dibawah tembusan surat (jika memang ada). Inisial digunakan sebagai tanda pengenal, yang ditulis dengan cara disingkat antara nama pengonsep surat dan pengetik surat. Inisial dapat juga menunjukan bahwa surat itu memang asli dibuat oleh orang tersebut. Pada bagian ini biasanya tidak dapat dibaca, yang dapat membacanya hanya orang yang dituju atau orang yang bersangkutan dengan si pembuat surat tersebut.

Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat beberapa contoh surat dinas resmi untuk berbagai tujuan berikut di bawah ini.

Setelah melihat contoh diatas, Perlu kita ketahui mengenai persyaratan untuk membuat sebuah surat dinas, yang diantaranya sebagai berikut ini:

• Format dari surat harus teratur sesuai dengan format surat dinas.
• Isi dari surat tidak terlalu panjang harus langsung pada inti yang ingin disampaikan.
• Bahasa yang digunakan harus bahasa resmi, sopan dan mudah untuk dipahami pembaca.
• Dan surat harus menggambarkan citra dari instansi atau lembaga yang membuatnya.

Itulah artikel mengenai contoh surat dinas. Semoga dapat menjaadi bahan referensi yang baik dalam membuat surat dinas yang resmi dan profesional.