Contoh Surat Resmi Sekolah Berbagai Kepentingan

Surat resmi biasanya banyak dipakai untuk keperluan instansi, organisasi, keperluan dinas, atau kepentingan antar perusahaan. Meski begitu surat resmi tidak harus selalu dibuat oleh kelompok, bisa juga dibuat oleh individu. Surat resmi biasanya dibuat untuk menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak ke pihak yang lain.

Fungsi dari surat resmi biasanya mencakup lima hal berikut. Sebagai sarana pemberitahuan, buah pemikiran, permintaan, gagasan serta sebagai pedoman kerja. Meski saat ini sudah jarang digunakan dalam komunikasi pribadi karena sudah tergantikan dengan berbagai media lain yang lebih modern. Tetapi untuk kegiatan yang bersifat formal tentu dibutuhkan komunikasi lewat surat, karena bila menggunakan ponsel tentu terlihat tidak profesional sehingga akan ditolak.

Ciri-ciri dari surat resmi yang baik

• Surat resmi yang baik bila dikeluarkan oleh suatu organisasi biasanya menggunakan kop surat.
• Terdapat Tanggal Surat besert alamat Tujuan dibuatnya surat
• Terdapat nomor pembuatan surat, lampiran dan juga perihal dibuatnya surat tersebut.
• Menggunakan bahasa baku yang resmi
• Dibuka dan ditutup dengan menggunakan salam yang biasa digunakan oleh kebanyakan orang.
• Salah satu pertimbangan diakui atau tidaknya surat resmi adalah adanya cap atau stempel dari lembaga yang mengeluarkan surat tersebut. Bila tidak ada cap, maka surat tersebut akan diragukan keasliannya.
• Terdapat tembusn (jika perlu)

Bagian – Bagian Surat Resmi

Dalam membuat surat resmi harus mengikuti peraturan baku yang sudah ada. Dengan begitu surat yang telah dibuat bisa diterima oleh semua kalangan. Secara garis besar dalam sebuah surat biasanya memiliki format seperti bagian pembuka, isi surat dan terakhir adalah penutup. Berikut adalah bagian dari surat resmi.

• Kepala atau Kop Surat Resmi. Dalam menulis surat resmi, keberadaan kop surat sangatlah penting. Adanya kop surat menunjukan dari lembaga mana surat tersebut berasal. Keberadaan kop surat merupakan suatu penegasan bahwa surat yang dikeluarkan tersebut merupakan surat resmi dari lembaga atau perusahaan yang mengeluarkan surat. Dalam sebuah kop surat setidaknya harus memiliki 5 bagian agar orang yang menerima surat mengetahui asal surat secara jelas. Kelima bagian kop surat tersebut adalah sebagai berikut.

1. Nama lembaga, instansi atau perusahaan.
2. Alamat Lengkap perusahaan, lembaga atau instansi.
3. Kontak yang bisa dihubungi seperti nomor telpon, fak atau email.
4. Kode Pos
5. Logo dari lembaga, perusahaan, atau instansi.

Tidak semua kop surat menyertakan kelima bagian di atas karena berbagai alasan. Sedangkan untuk penulisannya biasanya menggunakan huruf kapital yang diperbesar dan dipertebal. Untuk penulisan kop surat umumnya menggunakan rata tengah, tetapi terkadang ada juga yang menggunakan rata kiri atau kanan.

• Identitas Surat. Identitas surat sangat penting biasanya terdiri dari nomor surat, sifat surat, lampiran surat dan perihal dari surat tersebut. Nomor surat pada surat resmi merupakan salah satu bagian yang memiliki fungsi sangat penting. Pada bagian ini tidak bisa dibuat sembarangan, karena setiap karakter yang ada pada nomor surat resmi memiliki makna dan arti. Orang yang telah lama berkecimpung dalam surat menyurat tentu sudah tahu benar bagaimana tata cara penulisan nomor surat dengan baik dan benar. Sedangkan Lampiran surat merupakan suatu dokumen tambahan yang di lampirkan ke dokumen utama. Lampiran biasanya berisi dokumen pendukung yang menguatkan dokumen utama seperti foto kegiatan, laporan keuangan lebih mendetail dan lain sebagainya.Selanjutnya pada bagian lain terdapat tujuan surat (nama organisasi/ perorangan ataupun jabatan) dan alamat tujuan surat secara umum. Banyak yang tidak terlalu memperhatikan penulisan alamat surat, sehingga banyak terjadi kekeliruan dalam penulisannya, khususnya dalam menulis alamat dalam surat resmi. Berikut adalah hal-hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat surat.

1. Alamat surat biasa terdapat pada dua tempat yaitu di bagian sampul dan di awal surat.
2. Alamat surat yang ditulis pada bagian sampul harus berisi alamat lengkap. sedangkan untuk alamat yang ditulis pada bagian surat biasanya tidak selengkap alamat yang ditulis di sampul.
3. Penggunaan kata “kepada” tidak wajib digunakan karena sia-sia.
4. Kata “Yang Terhormat” bisa disingkat dengan “Yth”
5. Penulisan sebutan seperti ibu, bapak atau Sdr/Sdri wajib digunakan bila diikuti dengan nama orang.
6. Kata “Jalan” tidak perlu disingkat, dan penulisan alamat tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.

•  Tempat dan Tanggal Surat. Tempat dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi serta kapan ditulisnya surat tersebut. Tetapi apabila lokasi penulisan surat sudah dinyatakan pada kop surat, maka dalam hal ini tidak perlu ditulis kembali, cukup tangganya saja. Lokasi penulisan tempat dan tanggal surat biasanya berada di pojok kanan atas sejajar dengan nomor surat. Nama tempat biasanya ditulis mendahului tanggal surat. Penulisan nama tempat dan tanggal dipisah dengan tanda koma dan diakhiri dengan tanda titik.
• Salam Pembuka dan Penutup. Penulisan salam sebaiknya menggunakan kata-kata umum yang biasa digunakan dalam percakapan resmi seperti salam sejahtera, atau kalau satu keyakinan bisa menggunakan salam yang diajarkan oleh agama masing-masing. Penulisan salam pada surat resmi biasanya diakhiri dengan huruf koma.
• Isi Surat Resmi. Pada bagian isi surat merupakan bagian pokok dari surat yang memuat atau pesan atau informasi yang ingin disampaikan kepada penerima surat. Isi surat sebaiknya menggunakan bahasa yang baku, baik dan benar serta padat dan informatif. Selain itu, harus ringkas dan mudah untuk dimengerti oleh penerima surat. Pemilihan kalimat serta kata yang digunakan juga merupakan faktor penting dari isi surat resmi. Isi surat ini biasanya di taruh pada tengah surat yang berisi tentang penjelasan maksud dan tujuan dari sebuah surat.
• Penutup surat Resmi. Penutup surat harus menggunakan kalimat yang baik dan benar. Selain itu pada bagian penutup biasanya juga di lengkapi dengan jabatan, nama dan NIK, dan juga tanda tangan orang yang membuat surat. Selain itu juga adanya tembusan surat, kepada siapa saja surat ini ditujukan dalam satu lembaga tersebut.

Selain dari bagian – bagian surat resmi tersebut diatas yang penting untuk diperhatikan, ada hal lain yang tidak kalah penting untuk diperhatikan, yaitu jangan lupa masukkan surat resmi tersebut ke dalam amplop yang telah tertulis kepada siapa tujuan surat resmi tersebut ditujukan. Tuliskan tujuan surat resmi dengan nama terang dan alamat yang jelas agar tidak salah alamat.

Untuk lebih jelas mengenai bagaimana bentuk surat resmi tersebut, dibawah ini akan dicontohkan beberapa contoh surat resmi sekolah dalam berbagai keperluan.

Itulah mengenai contoh surat resmi sekolah dalam berbagai kegiatan. Semoga dapat menjadi manfaat dan bahan referensi dalam mengetahui bagaimana contoh surat resmi dari sekolah yang baik dan dengan format yang profesional.